En el estudio de la historia de la ciencia de la documentación, hay que tener en cuenta los fundamentos sobre los que se sostiene. Uno de ellos es la Cadena Documental que Jacques Chaumier ya adelantó con su estudio del proceso informativo y documental, entre 1977 y 1980. No obstante y como queda patente en el progreso de esta historia de la documentación, otros muchos teóricos anteriores a Chaumier, sí que reflejaron una serie de actividades, funciones y servicios que asignaron tanto a la Biblioteconomía, como a la Documentación, aunque inicialmente no existieran unas posturas consenso. En virtud de la maduración de todos los esfuerzos realizados en la redefinición de la documentación, se llegó a un notable avance para sistematizar y representar las fases que debían integrar el proceso documental. Dichas bases, pueden aplicarse a cualquier tipo de centro cuyo material de trabajo sea la información; biblioteca, archivos y centros de documentación. En todos los casos existen unas áreas bien diferenciadas que representan la entrada de información, su tratamiento y su salida o difusión.
Modelo de Cadena Documental Básica
A modo de ejemplo, aquí se expone una cadena documental básica, presentada en forma de diagrama de flujo. Como se puede apreciar se pueden diferenciar fácilmente la entrada de datos o INPUT, el tratamiento de la información y la salida de datos u OUTPUT. En la entrada de datos puede definirse un proceso de selección de la información, que a su vez puede estar contenida en un documento primario o secundario, procedente de una fuente interna o externa.
El tratamiento de la documentación seleccionada, consiste en un proceso de catalogación y clasificación que habitualmente se aplica a documentación monográfica, pero también de indización y resumen, si se tratan publicaciones periódicas y sus correspondientes ejemplares y artículos.
El resultado del tratamiento documental, es el procesamiento implícito de la información y los contenidos del documento, quedando reflejado a modo de ficha de referencia con los correspondientes puntos de acceso para la recuperación del documento primario u original. Esto supone que desde el punto de vista de la recuperación de información, se conforma un fondo, colección o catálogo sobre el cual se puede llevar a cabo cualquier consulta en función a los aspectos o áreas de descripción bibliográfica del documento.
La recuperación de información, definida por los grupos teóricos anglosajones como information retrieval, forma parte esencial para el aprovechamiento de la información original primaria y secundaria. Es responsable directa de la posterior difusión de la información y su acceso. Por ello facilita las operaciones de búsqueda bibliográfica, recuperación de documentos primarios, difusión selectiva de la información, difusión de publicaciones periódicas y otros materiales de tipo especial que consten en el catálogo, puesta en marcha de servicios de información y referencia, así como la publicación de documentación secundaria o terciaria como repertorios, guías, bibliografías especializadas, etc.
Modelo de Cadena Documental Completa
Una cadena documental más completa, tiene en cuenta todos los aspectos desde la creación del documento, hasta su destino a un usuario o grupo de usuarios determinado. En los siguientes párrafos se detalla el proceso completo:
La entrada o INPUT de documentación e información puede variar en función de la tipología de la fuente, ya sea interna (Fondo Bibliográfico perteneciente al centro) o externa (Bases de datos, Suscripciones de otros Centros de Referencia). Se puede también incluir en este apartado la tipología de la adquisición de la documentación como otro elemento a considerar para distinguirlo de la procedencia según la fuente dado que forma parte de la selección del material que a la postre será tratado. Por otro lado es frecuente encontrar la Pre-catalogación como parte integrante de la entrata de datos, ya que en muchos casos está implícita en la selección de la documentación, su adquisición y elección de fuentes de suministro. No obstante, también se podría considerar dentro del apartado de tratamiento, por lo que supone el paso previo a la catalogación completa.
Como se acaba de comentar seguida a la precatalogación, se procede a un tratamiento completo del documento primario, a partir de las técnicas de análisis documental, que se basan en las normativas de descripción establecidas a nivel internacional como las ISBD, UNIMARC y más concretamente las adaptaciones convenidas a nivel nacional como las Reglas de Catalogación e IBERMARC.
Pero en el desarrollo de la descripción bibliográfica o de los materiales documentales, existen otros apartados fundamentales a tratar. Son los relativos a las Autoridades y la Normalización. Por ello es necesario atenerse a la correcta descripción de los distintos puntos de acceso onomásticos y de entidades, términos toponímicos, correcta denominación de editoriales y asignación de temática oportuna.
Pero la catalogación está directamente relacionada con la clasificación de los documentos. Es necesario tener claro que tanto la catalogación, como la clasificación tienen como objetivo la descripción bibliográfica completa y extracción de todos aquellos elementos que definen unívocamente y con exactitud no sólo su intitulatio o contenido, sino sus posibles alternativas de recuperación. En este sentido los lenguajes documentales que se pueden aplicar para clasificar la documentación suelen ser las clasificaciones decimales como CDU o Dewey, Encabezamientos de Materia y Tesauros, de los cuales se obtienen numeraciones clasificatorias, materias o temáticas especializadas o descriptores que pueden llegar a describir tanto el contenido como la forma, incluso aspectos cronológicos y de designación topográfica.
Según la política del centro de información, puede producirse una análisis de contenido atendiendo a las técnicas de indización, resumen, esquematización, vaciado de contenidos, adición y descripción contextual de la información, asignación de vinculaciones con otros documentos y contenidos relacionados, etc. Todo ello puede responder al tratamiento de los índices, de los bloques textuales más significativos del documento, a los apartados bibliográficos, entre otros. Es también cierto que, estos recursos de tratamiento más introspectivo son destinados fundamentalmente a publicaciones periódicas o seriadas. Es tambien reseñable que no son los únicos tratamientos especiales que se pueden llevar a cabo en un centro o unidad de información y documentación; ya que en función de la tipología documental que se trate de describir, el método o tratamiento varía significativamente. Es el caso de los materiales audiovisuales y las técnicas de minutado, o la descripción o asignación de descriptores con el material sonoro.
Durante todo el proceso de tratamiento documental es muy habitual, hablar de la gestación del documento secundario o registro bibliográfico, con el que se alimenta el sistema de gestión del centro o la Base de Datos Catalográfica. De hecho el resultado de todas las descripciones y registros bibliográficos es la creación de la Colección o Fondo Bibliográfico/Documental que, resulta fundamental para los posteriores procesos de recuperación de la información.
Previa a la recuperación de información, están los procesos de Organización, considerándolos como la preparación física de la documentación y su organización topográfica. En estos apartados se incluye el correcto tejuelado y etiquetado identificador de la documentación. Desde el punto de vista de la biblioteca con una ubicación descentralizada en la red y por lo tanto en lo que se considera como biblioteca digital, se utilizan repositorios o carpetas clasificatorias y rutas de acceso a cada archivo que conforma o representa el documento del registro bibliográfico. Otros métodos de redefinición topográfica es el empleo de metadatos que aseguran la salvaguarda de los datos de acceso y localización en disco de almacenamiento.
Cuando se asegura la correcta descripción, catalogación, clasificación y organización, se posibilita la recuperación de información y del material documental. En este punto, hay un subproceso fundamental que es el procesamiento de toda la información que anteriormente fue generada en cada registro bibliográfico. Es frecuente que los sistemas de recuperación actuen sobre el catálogo o bases de datos bibliográficas, de forma que se logra una completa automatización de la cadena documental. No obstante los métodos de recuperación se basan en el previo análisis léxico de la documentación, procesos de agrupación o clustering, selección terminológica, reducción, similaridad, vectorización y ponderación. Estos procesos permiten cuantificar la documentación, analizarla estadísticamente, e identificar cúales son los términos que mejor la describen y representan de forma unívoca y exhaustiva. Dicho de otra forma, con el procesamiento de la colección, un sistema de recuperación es capaz de identificar y analizar la mejor correspondencia de la consulta del usuario, con los documentos y registros bibliográficos que mejor la representan.
De esta forma, el usuario a través de los modelos de recuperación basados en la teoría de conjuntos Booleana, el método Probabilístico, el vectorial y el empleo de las técnicas de similaridad, es capaz de recibir la referencia bibliográfica que coincide con su consulta o búsqueda bibliográfica. Esta recuperación permite al usuario inspeccionar toda la descripción que el documentalista, bibliotecario o archivero llevó a cabo en el proceso de tratamiento, así como la designación topográfica para recuperar el documento primario u original si resulta de su interés.
Aunque básicamente la recuperación de información tiene un objetivo sencillo, los resultados no siempre son los mejores o más deseados. Por ello, existen casos en los que la pertinencia y la exhaustividad no se corresponden con lo que el usuario expresó inicialmente en su consulta. Aunque en muchos casos puede tratarse de una mala formulación de la consulta, o un punto de acceso incorrecto, los actuales sistemas de recuperación son capaces de evaluar dichas circunstancias y por lo tanto los resultados. Esto conlleva un aprendizaje de los puntos de acceso no permitidos, el posterior empleo de la redirección a términos de consulta sí permitidos o normalizados, o incluso el perfeccionamiento de la valoración y cuantificación de los documentos durante el procesamiento de la información, que anteriormente se ha explicado.
La Recuperación de Información tiene mucho que ver también con la salida de datos o también denominado OUTPUT de datos. Esto se debe a que cualquier operación de búsqueda o consulta para elaborar terceros documentos, pasa obligatoriamente por la formulación o expresión de la necesidad de información al sistema de recuperación del catálogo bibliográfico. El resultado de ello, es la representación de la información deseada por el usuario o incluso el propio profesional de la información. En este punto, se sucede lo que se denomina la Difusión de la Información.
La difusión de la información, engloba servicios y procesos relacionados con la Difusión Selectiva de la Información, las alertas bibliográficas, el desarrollo de publicaciones o documentos secundarios y terciarios, que en general tienen el objetivo de hacer llegar a un determinado usuario o colectivo de potenciales usuarios aquella información y documentación que o bien necesitan y demandan o bien puede llegarles a interesar.
También hay que distinguir aquellos destinatarios especiales, como pueden ser investigadores o productores de información que de forma cíclica utilizan la documentación para producir nuevas ideas que serán plasmadas en nuevos documentos. En este sentido, los intereses de cada usuario son muy diversos, y en todos los casos el servicio de la información y su representación, se vale de una herramienta fundamental. Se trata de la Arquitectura de la Información, que a partir de la experiencia del usuario en la recepción y lectura de la documentación recuperada telemáticamente, permite establecer la mejor forma de hacer accesible y útil dicha información. Los métodos para lograr esto son variados, como por ejemplo la selección de fragmentos reseñables de la información consultada, la presentación de la información con un interfaz sencillo y fácil de usar, el empleo de plantillas y diseños gráficos normalizados que posibiliten la accesibilidad de cualquier usuario, etc.
Pero la cadena documental completa, si bien podría definirse que termina en este punto, ya que el profesional de la información finaliza hasta aquí su cometido; también puede sugerirse una continuación que se extrapole al proceso intelectual de aquellos consumidores y demandantes de información. Es fácil encontrar que los consumidores de la información son también los productores de nuevas informaciones, contenidos o ideas. Por ello se produce un proceso intelectual que contempla la previa documentación y acopio de datos o informaciones sobre las que establecer un estado de la cuestión al respecto de un área de conocimiento o una temática en torno a la que girará la creación y desarrollo de un nuevo documento primario. Esto conlleva a estructurar una nueva realidad a partir de lo estudiado, que a la postre suele ser más veraz, cuanto más contrastada está. Seguidamente, se asimila e identifica la realidad que interesa reflejar y por lo tanto se la asignan ideas genuinas que son el resultado del pensamiento. Éstas a su vez se estructuran para dar forma al cuerpo argumental y facilitar su redacción y correcta expresión, conformando finalmente una nueva realidad o conocimiento que se basó en las aportaciones de los autores en los que se documentó.
El resultado es la creación de un borrador inicial que con suerte, puede sufrir un proceso técnico editorial para su publicación posterior. Este proceso es tan importante como el de creación, puesto que supone la corrección de estilo, errores gramaticales, ortográficos, de fondo y forma. Posteriormente, se lleva a cabo su edición y maquetación, así como impresión para conformar un borrador final, que suele ser nuevamente corregido para verificar la validez del mismo, así como la aprobación del autor. Generalmente cumplidos estos procesos, el borrador final da como fruto un documento primario que es producido en serie con una determinada tirada de impresión.
En este paso, habría que citar todo el mecanismo que se moviliza no sólo para crear o imprimir el documento, sino para difundirlo o distribuirlo. Sin quererlo, los centros de documentación de las editoriales, tienen en cuenta si no la catalogación si la precatalogación y registro completo de todas las obras que publican, que les permite elaborar a su vez documentos secundarios como catálogos comerciales que con suerte y una adecuada distribución llegan a manos de otro centro de documentación o biblioteca.
Finalmente el ciclo de esta cadena documental se cierra cuando el centro o unidad de información y documentación determina a través de su proceso de selección y adquisición qué documentos primarios son necesarios para completar un fondo o colección y cubrir las necesidades y expectativas de información de los usuarios.
Aplicación de la Cadena Documental a otras UIDs [1]
La Cadena Documental, tal y como se ha explicado en párrafos anteriores, es también aplicable a otras Unidades de Información y Documentación. Esto se debe a la sencillez con que fue expresado el tratamiento de la información de los documentos, teniendo en cuenta que éste es común a cualquier especialización del sector. Es el caso de los Archivos. Si bien su funcionamiento es un tanto diferente al de las bibliotecas o los centros de documentación, también es cierto que pueden someterse a la sencilla regla de entrada de la información, tratamiento y salida. Los principales cambios se producen en el tratamiento documental que se debe apellidar archivístico y en la distinción de un proceso o ciclo vital del documento archivístico. También es cierto que en archivística no se trabaja exclusivamente con monografías o tipos documentales derivados. Principalmente se trata con la unidad documental mínima, el expediente administrativo simple o compuesto, que conformará a su vez diferentes agrupaciones documentales a saber Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie. Existen aún más diferencias, como por ejemplo el carácter orgánico de la clasificación archivística, teniendo en cuenta que el archivo es el principal responsable de recoger toda la producción documental de una institución, entidad, persona física o jurídica, en el desempeño de sus actividades.
Teniendo en cuenta todas estas consideraciones, la cadena documental también se aplica implícitamente en los procesos archivísticos.
Information Management
El Information Management o Gestión de la Información es un concepto que tiene su origen en los años 70 para referirse al control de la colección, almacenamiento, tratamiento y distribución de la información en el contexto de una organización. Esto implica que la gestión de la información se produzca en torno a un organigrama que conforma la estructura de la organización, institución o empresa.
Desde un principio la Gestión de la información estuvo vinculada al ciclo vital del documento y por consiguiente he aquí su paralelismo con la cadena documental. Si bien la cadena documental es un sistema de información en si mismo por cuanto describe una entrada de datos, un tratamiento y salida de los mismos, orientado principalmente a bibliotecas, centros de documentación y archivos.
No obstante es importante recalcar que el Information Management se desarrolla fundamentalmente para un entorno un tanto diferente al del centro de información concebido como tal. De hecho su principal área de aplicación será el ámbito empresarial, en el que tratará de determinar todas las fuentes de producción y entrada de la información. Esto significa que la información se puede obtener vía interna a partir de los departamentos y unidades que conforman la organización o bien mediante la adquisición externa mediante compra, investigación, análisis de mercado, etc. Esto viene a determinar un empleo comercial de la información, puesto que es considerada directamente como una materia prima y como un elemento de poder sobre el cual se sustenta la evolución de cada organización.
Toda la información de entrada, es canalizada a través de la organización. Esto se denomina el
flujo de la información, que tratará ser controlado y analizado por el Information Management, de forma que se tenga constancia de los siguientes aspectos:
- Sujetos Productores de la Información: Es necesario conocer quien crea la información y documentación de la organización, por lo tanto, atendiendo a su procedencia exacta dentro de un departamento, área organizativa, grupo de trabajo o persona física involucrada.
- Detección del Origen y Destino de la Información: Determinar cuál es el origen de la información y sobre todo su destino. Identificar para quién es útil esa información, puede ayudar a una organización, agilizar los trámites, la producción documental y los procesos y acciones que se deriven de cada trámite administrativo. A nivel de documentación científica, facilita el trabajo de los grupos de investigación y su organización, al estar todos informados al mismo nivel. Conocer origen y destinos de la información, también puede ayudar a clasificar la información y a organizarla correctamente para su posterior descripción y recuperación.
- Detección del grado de relevancia de la Información: Se trata de analizar el grado de relevancia e interés de la información en función de las necesidades de cada departamento, facilitando el flujo de información interna de la organización. Este análisis es fundamental para hacer llegar a los niveles directivos y mandos intermedios todas aquellas informaciones necesarias para el gobierno y la toma de decisiones.
Otro aspecto clave del Information Management es el sentido fundamental que se le da a la información como principal producto que articula el funcionamiento completo de la organización. Por este motivo, se extiende su uso a la estructura interna de la organización, siendo necesario el empleo de organigramas que muestren la estructura orgánica y funcional de cada estamento de forma que se puedan determinar sus relaciones o vinculaciones en torno a cada flujo de información, tal y como se ha descrito anteriormente.
Para gestionar información de manera óptima en las organizaciones se atiende a una serie de aspectos fundamentales:
- Definición de los procesos y actividades de la organización: Permite establecer qué informaciones y documentación se producen y necesitan. También ayuda a facilitar la información necesaria para que pueda ser tratada en cadena por los distintos departamentos, niveles o estamentos de la organización. De esta forma, se genera información como resultado de un proceso de tratamiento por diversos grupos de trabajo. Actualmente, esta definición de pasos y trámites que engloba tratamientos, funciones y personas de diversos departamentos de la organización, para la confección de la información de los documentos, se denomina Workflow o enrutamiento.
- Creación de recursos estratégicos: El análisis y filtrado de la información que inicialmente se obtiene en bruto, es analizada, diseccionada y contrastada para su refinamiento. El resultado de el tratamiento y análisis en posteriores informes y documentos da como resultado un recurso estratégico desde el punto de vista informacional, refiriéndose en consecuencia tanto al contenido, como a las personas y grupos de trabajo involucrados en la confección de la información final.
- Creación de Relaciones Laterales y Verticales: Esto significa abrir los canales de transmisión de información entre departamentos que se sitúan al mismo nivel organizativo, así como áreas y entidades de nivel superior e inferior de forma que no sea necesaria la reformulación progresiva de los datos y documentos, que den como resultado diversas interpretaciones de las decisiones de iniciales.
Sistema de Información
Teniendo en cuenta estos aspectos, Paul Otlet ya identificó la existencia de la actividad documentaria en la organización, así como la implicación de una serie de procesos documentales que la determinan tanto en cuanto se pueda considerar como un verdadero sistema de información y documentación. Esto significa un sistema como integración de aquellas personas, máquinas y procedimientos que intervienen tanto en el INPUT, como en el tratamiento y la salida de la información OUTPUT. Paul Otlet enfocó estas ideas desde el punto de vista de la producción científica, implicando aunque no explícitamente, pero sí implicitamente toda la terminología utilizada.
Esto quiere decir que las bases de cualquier sistema de información se tienen que buscar desde los métodos de gestión de la información o Information Management y desde las bases teóricas de la Documentación que dan como resultados modelos de gestión de la información mucho más especializados tanto en sus fines como para los centros de información y documentación.
- Sistemas de Información Generalizados.
- Subsistemas.
- Redes de Unidades de Información.
Sistema de Gestión de la Información
Notas.
[1] UIDs: Siglas de Unidades de Información y Documentación. Terminología que permite referirse a diversos centros de información como Archivos, Bibliotecas o Centros de Documentación.
Referencias de Consulta.
- Martínez Comeche, Juan Antonio. La difusión documental. En: Teoría de la información documental y de las instituciones documentales. Madrid : Síntesis, 1995
- Valle Gastanimza, Félix del. Difusión de la información. Metodología y descripción de los instrumentos informativos. En: Manual de Información y Documentación. Madrid : Pirámide, 1996
