lunes, 24 de noviembre de 2014

Práctica 1. Recursos fundamentales para el Documentalista

El objetivo de la práctica "Recursos fundamentales para el Documentalista", consiste en proporcionar una base de fuentes de información y recursos consultables que permita resolver cualquier necesidad de información general y especializada. Para ello se propone realizar visitas y búsquedas en cada referencia proporcionada para la familiarización del contenido, su disposición, limitaciones, área de conocimiento, entre otros aspectos.

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lunes, 12 de mayo de 2008

18.- Breve Historia de la Documentación en España

La Documentación en España no puede entenderse, como es lógico, sin la figura de Paul Otlet, La Fontaine, los proyectos bibliográfico-documentales y fundamentalmente sin la publicación del primer tratado que asentó las bases de la disciplina. Si se pudiera determinar una fecha de inicio del desarrollo de la Documentación como tal, habría que tomar como referencia 1934, momento en el que se publica el Tratado de Documentación a partir del cual, agrupaciones de intelectuales, profesionales, estudiosos e investigadores de todo el mundo trataran de avanzar y adaptar a las necesidades de cada centro documentación, biblioteca, archivo o museo. Tal y como se ha podido observar en el estudio de la historia de la ciencia de la Documentación, muchas han sido las perspectivas con las que se ha abordado el concepto, así como escuelas y corrientes de pensamiento de muy diversa índole. Todo ello sirve para enunciar, que la introducción del concepto Documentación en España fue ciertamente tardía, si se tiene en cuenta que el principal artífice y pionero fue Javier Lasso de la Vega en la década de los años 50. Como se podrá averiguar sus aportaciones fueron muy ricas, destacando la primera publicación tratadista de la Documentación en España, el conocido Manual de Documentación. Es uno de los primeros autores que reflexionará sobre los conceptos e ideas aportadas por Paul Otlet, acompañado de otro importante referente; Ortega y Gasset. A continuación se expone una línea de eventos para un repaso breve y sencillo de la moderna historia de la Documentación en España.

Ortega y Gasset. Periodo de 1935 - 1950


Conocido originalmente por ser un filósofo imprescindible en la historia de España, José Ortega y Gasset también debe ser mencionado en los orígenes más inmediatos de la Documentación Española. Esto se debe a que resulta ser el primer autor español que reflexiona sobre el Tratado de Documentación de Paul Otlet. Esto queda reflejado en el discurso Misión del Bibliotecario, pronunciado ante el primer Congreso Internacional de Bibliotecas que se celebraría en Madrid en 1935, justamente un año después de la publicación del primer Tratado de Documentación. Este discurso formó parte de la sesión plenaria de apertura, en la que transmitirá su inquietud por una mayor producción libraria, una mayor difusión y propagación de la lectura, pero también se hará eco de que dentro de una mayor diversidad documental y por ende, de una acumulación de ideas, el hombre sucumba y sea esclavo de la producción bibliográfica que él mismo genera. He aquí dondo Ortega y Gasset, otorga al bibliotecario una serie de misiones y responsabilidades que empiezan a recordar algunas de las funciones y tareas de la Documentación:
  • Hay ya demasiados Libros: Teniendo en cuenta la explosión demográfica de la producción documental, el bibliotecario es responsable de realizar un esfuerzo de análisis intelectual de la documentación, mediante la selección y compilación Bibliográfica, que se traducirá en una verdadera estadística de las ideas que representen las obras de los diversos autores de un determinado periodo. Es en este sentido cuando puede observarse la influencia de Paul Otlet, ya que el bibliotecario es el encargado de suministrar la información bibliográfica al investigador mediante la invención de las nuevas técnicas que aparecen en la época.
  • Mas no sólo hay ya demasiados libros, sino que constantemente se producen en abundancia torrencial: Enfatizando la afirmación anterior, Ortega y Gasset añade que la explosión demográfica de la producción documental, afecta a un crecimiento equilibrado de determinadas áreas de conocimiento y del saber en general. Por ello el Bibliotecario es responsable de reestablecer el orden en las colecciones bibliográficas, mediante la selección de la documentación e influyendo en la creación de un orden en la publicación de la literatura gris, científico, divulgativa y cultural.
  • Por otra parte tendrá el bibliotecario del porvenir que dirigir al lector no especializado por la "selva selvaggia" de los libros y ser el médico, el higienista de sus lecturas: El bibliotecario es concebido como un filtro que se interpone entre el torrente de los libros y el hombre. En este sentido también se adelanta la función de recuperar la información que resulte de mayor interés y pertinencia para un determinado lector o investigador.

En todos los casos, se debe destacar la importancia y arraigo del concepto tradicional de la institución bibliotecaria que como tal es heredada desde el S.XIX, que siempre concibió el libro como principal documento. Pero a partir de principios del siglo XX y en tiempos de José Ortega y Gasset, se deberá destacar el continuo crecimiento de las publicaciones de índole científica que como ya ha sido desvelado a lo largo de la evolución de la historia de la Documentación, se sirve de los nuevos medios y tipos documentales como las publicaciones periódicas, las actas de congresos, simposios y eventos de interés científico, generando el conocido descontrol de lo que se conoce como literatura gris.

Javier Lasso de la Vega y Jiménez-Placer. La Documentación en la década de 1950.
Javier Lasso de la Vega (Sevilla 1892 - Madrid 1990) es tal y como se ha expresado en el párrafo inicial, el verdadero pionero e introductor de la Documentación en España, destacando su Manual de Documentación en 1969, como el primer tratado de Documentación del país. Doctor en Filosofía y Letras, será considerado el profesor de Biblioteconomía y Documentación por excelencia de los primeros estudios de la Ciencia de la Documentación desde 1932, pionero en la creación de las primeras asociaciones de bibliotecarios y Director de la Biblioteca de la Universidad Complutense. Su trayectoria es muy extensa y se caracteriza por su amplia participación y conocimiento de la Documentación a nivel internacional, no en vano formó parte de la FID a nivel de comisión ejecutiva y en las áreas de trabajo relacionadas con la especialización del documentalista y documentación automática. A él se deben los primeros convenios en materia de intercambio internacional de publicaciones y la introducción de España en las primeras conferencias de Normalización Internacional ISO.

Sus principales obras en relación con la Documentación son muy extensas y datan de 1945 y se prolongan en el tiempo hasta 1980. He aquí una relación de sus principales publicaciones:
  • 1947. Cómo se hace una tesis doctoral. Manual de técnica de la Documentación Científica y Bibliográfica. En esta publicación se define por primera vez el concepto moderno de Documentación, dando lugar a la posterior institucionalización del término a partir de la década de los 50. También supuso un antes y un después en la adopción de la Documentación como herramienta fundamental de la investigación en España. [1]
  • 1945. La Documentación y el Progreso Científico.
  • 1951. La Documentación, un sólido futuro para la profesión bibliotecaria.
  • 1960. Las bibliotecas y la Documentación en el desarrollo técnico y científico.
  • 1966. Manual de Documentación.
  • 1969. Bibliotecarios y Documentalistas.
  • 1977. Técnicas de investigación y documentación. Normas y Ejercicios.
Tal y como sintetiza el profesor Peris Bonet de la Universidad de Valencia en sus conclusiones sobre la historia de la Documentación en España, Javier Lasso de la Vega lleva a cabo una serie de aportaciones fundamentales:
  1. Reconoce a Otlet como fundador de la Documentación, diferenciándola de la Bibliografía. Define Documentación.

  2. Indica la necesidad de superar la función y objetivos bibliotecarios tradicionales, para asumir la responsabilidad de mediador activo entre los libros y sus usuarios.

  3. Indica la necesidad de un nuevo profesional (el documentalista) formado específicamente para la selección de informaciones especializadas y la creación de los apropiados documentos secundarios, en función del conocimiento de las necesidades concretas de usuarios determinados (científicos, técnicos, industriales, etc.) y la comunicación a éstos de dichas informaciones específicas en la forma más rápida y útil.

  4. Evidencia el origen de las actividades de documentación en las necesidades informativas de la ciencia, la industria y el comercio, que ve, a su vez, como motores del desarrollo de la propia Documentación y como ubicación de las actividades documentales. Ve la Documentación como factor del desarrollo económico.

  5. Defiende la Documentación como racionalización del trabajo intelectual.

  6. Evidencia la presencia de la Documentación como un hecho social, profesional e institucional de las sociedades modernas, con independencia de discusiones corporativas y relativas a su definición.

  7. Establece la necesidad de diferenciar las actividades y la preparación de los bibliotecarios y los documentalistas, en el sentido de que, el documentalista, por la naturaleza de su trabajo, debe dominar la rama de la ciencia o la técnica sobre la que documenta, además de las técnicas del documento.

  8. Defiende que la Documentación sería una superación del proceso bibliotecario, condicionada por el crecimiento de la información científica y técnica, y la interdependencia y rapidez con que se aplican los conocimientos.

  9. Aprecia dos líneas en la formación del Documentalista: una, a partir del bibliotecario; la otra, a partir del científico que lleva al information scientist.

  10. Incorpora los avances de la documentación (thesauri) y las tecnologías de la información.
En la década de Javier Lasso de la Vega, también habría que destacar que está marcada por sucesos muy positivos para la disciplina, como la aparición de nuevas publicaciones periódicas que se suman a las ya existentes, Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos (1876-1978) y Revista Biblioteconomía (1944-1976), siendo principalmente el Boletín de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas (1951-1974), Boletín de ANABA, posterior ANABAD (1950 - ).

Pero también se reportan cambios en los cursos de formación técnica de archiveros, bibliotecarios y arqueólogos en 1952, que se convierten en la Escuela de Documentalistas en 1962 que a su vez se convertirá en posterior Escuela de Biblioteconomía y Documentación en 1978.

Por otro lado, comienzan a emerger las primeras perspectivas de la Documentación en la década de 1950 que pueden ser resumidas en tres fundamentales:
  • Una Perspectiva Documental de Superposición:
    Junto con Javier Lasso de la Vega, cuya corriente o perspectiva de pensamiento será fundamentalmente documental, también se unen otros autores como García Morales, Matilla Tascón y Mateu Llopis. En esta corriente, se debe señalar el trabajo de Juan Roger Rivière, que tendrá la responsabilidad otorgada desde el Patronato Juan de la Cierva del CSIC, presidido por Javier Lasso de la Vega, de preparar un Servicio de Documentación sobre cuestiones de organización política y administración científica. El resultado del trabajo desempeñado se pudo observar en la creación de la Revista Documentación Internacional en 1961, así como el asentamiento de las bases para el desarrollo del actual CINDOC, Centro de Información y Documentación Científica. De hecho el propio Rivière establece una definición de Documentación Científica en su trabajo Principios y Funcionamiento de un Servicio de Documentación. Metodología de la Documentación Científica en 1967.


    La Documentación científica es la resolución de un problema de información dispersa que debe ser compilada, procesada y difundida, comprendiendo dos etapas: Una previa de documentación o recogida de datos y otra completada con la tarea de información que constituyen los dos aspectos complementarios del proceso general de la comunicación.
    En estas líneas también se debe aludir a los problemas terminológicos que acompañan desde siempre al término Documentación, puesto que no serán exclusivos del ámbito europeo. En este sentido Mateu y Llopis aporta un razonamiento muy ilustrativo al respecto:


    Unificar la terminología del concepto de Documentación y sus derivados, expresión que suele venir acompañada o sustituida por otra como: Documentología, Documentalista, Documentador, Documentación Científico-Técnica, Documentación y Biblioteconomía, Documentación, Bibliografía y Terminología, Información Bibliográfica, Bibliotecología y Documentación, Literatura, Información Documental... La afirmación de que el concepto de Documentación es más amplio que el de Biblioteconomía, Archivo... es de notable interés. La Documentación se sirve de éstas y las abarca.
  • Una Perspectiva Biblioteconómica Tradicional:
    En la que gran parte de los bibliotecarios de la época se identifican, tal y como la tradición de las escuelas de bibliotecarios, en concreto de Barcelona. En esta corriente destaca García Ejarque, con su obra La formación profesional de los bibliotecarios en España. Historia y situación actual, publicada en 1975. Se destaca la comunicación de las ideas mediante la documentación impresa y audiovisual, que llevaría a cabo el bibliotecario especializado, diferente al documentalista y científico de la información. En este sentido afirma:


    Estamos sencillamente ante una sola profesión que, al haber alcabzado su mayoría de edad al servicio de un campo de acción cada vez más amplio, vario y profundo, necesita compartimentarse en especialidades para atender mejor a sus particulares cometidos de cada caso y momento.
  • Una Perspectiva Archivística:
    Con un enfoque archivístico de la Documentación, destacan Sánchez Belda y María del Carmen Pescador del Hoyo. El primero denomina a la Documentación como:


    Actividad que gira y se desenvuelve en torno a los documentos que les hace cumplir su misión de fuentes de conocimiento. contemplando cuatro fases: 1) Localización y reunión de los documentos, 2) Registro, extracción de noticias, ordenación y clasificación, 3) Difusión de las noticias o nociones comunicación 4) Conservación de los documentos recogidos, es decir, quien busca, recoge, despoja, clasifica, difunde y conserva los documentos, es un documentalista.
    En relación a Pescador del Hoyo, apoya el concepto integrador de la Documentación para definirla como técnica que de forma especializada, se aplica al estudio de los documentos, incluso en el ámbito archivístico, haciendo hincapié en las funciones de identificación y difusión del centro archivístico. En este sentido los archivos de las empresas, cambian su denominación por Centros de Documentación, entendiendo que el Archivo deja de ser un mero método de almacenamiento para convertirse en una plataforma de procesamiento, tratamiento y recuperación de la información, desde un punto de vista más informativo.
Documentación en España 1960 - 1975
Se considera un periodo de desarrollo de la disciplina documental, fundamentado en las publicaciones periódicas que fueron fundadas con anterioridad y que en muchos casos a finales de la década de los 70 cesan en su publicación. Destacan también otras nuevas como la revista de Documentación de las Ciencias de la Información (1976- ) y Revista Española de Documentación Científica (1977- ). No obstante cobra especial valor la consecución de diversos Congresos de ámbito Nacional que se suceden desde 1966 hasta 1972.
  • Congresos de Bibliotecas.
    • II Congreso Nacional de Bibliotecas. 1966.
    • III Congreso Nacional de Bibliotecas. 1968.
    • IV Congreso Nacional de Bibliotecas. 1970.
    • V Congreso Nacional de Bibliotecas. 1972.
  • Congresos de Archivos.
    • III Congreso Nacional de Archivos. 1970.
    • IV Congreso Nacional de Archivos. 1972.
El resultado de los congresos de bibliotecas y archivos se puede resumir en los debates relacionados con los conceptos bibliotecario, documentalista, documentador, red nacional de información

  • Debate entre los conceptos Bibliotecario y Documentalista: Queda patente, en todos los congresos y reuniones y en especial a partir del segundo, la fricción entre el profesional bibliotecario y documentalista, en relación al reparto de las competencias y técnicas documentales. Ya es sabido hasta este punto, que no es un debate nuevo, y tiene su origen en el arraigo de la tradición bibliotecaria Española, que trata de conferir nuevas funciones al bibliotecario, en vez de utilizar el término documentalista, más visible en toda la tradición europea. (LASSO DE LA VEGA, Javier. ARTIGAS, José Antonio de)
  • Debate entre los conceptos Documentador y Documentalista: Pero no sólo existen debates terminológicos en relación al bibliotecario o documentalista. Dentro del propio área de la documentación, también se trata de diferenciar el concepto documentador y documentalista. Se logra un consenso en el que se determina que el documentador, es un profesional que se especializa en la selección de una información o documentación ya tratada o trabajada en relación a una consulta o un determinado asunto o tema planteado. En cambio el Documentalista es un profesional encargado de todo el proceso de análisis, común a bibliotecarios y archiveros, siendo también conocedor de las técnicas del ya citado Information Retrieval. (GARCÍA MORALES, Justo.)
  • La Red Nacional de Información: Una de las conclusiones más importantes de todo el periodo de congresos y en concreto del III congreso de bibliotecas, es la toma de conciencia ante la necesidad de definir una red nacional de información que sea capaz de tratar y transferir todos los materiales bibliográficos y documentales. Es decir, la creación de una entidad que sea centro de colaboración entre otras unidades documentales, con la finalidad de facilitar la adquisición, control, tratamiento y difusión de la información y documentación, de las diferentes ramas del saber. De esta forma quedarían integradas las técnicas bibliotecarias y documentales, conformando una biblioteconomía y documentación a un nivel paralelo o comparativo. (BOADA VILALLONGA, María Teresa. ESCOLAR, Hipólito)
  • Sobre las nuevas necesidades de la biblioteca y la formación del profesional: Con motivo del IV y V Congreso de bibliotecas, se destaca una creciente necesidad de que en cada centro bibliotecario se cree un centro de información y documentación, de frma que se asegure el desarrollo de las nuevas técnicas documentales y se apliquen a la documentación monográfica y periódica. Por otro lado se determina un creciente interés por la formación de los profesionales bibliotecarios y documentalistas. En este sentido se propone un plan de estudios que trata de estructurar una carrera de Documentación basada en el grado auxiliar, técnico, licenciado y doctor. (RIERA, Rosario. SASTRE, Teresa)
Documentación en España 1975 - 1984 [2]
Se deben señalar varios hechos claves para la consolidación de la Documentación en España desde 1975:


  • La institución de la primera Cátedra de Documentación en la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense (1975).



  • La aparición del Real Decreto 3104/1978 de 1 de diciembre, publicado en el Boletín Oficial del Estado del 9 de diciembre de 1978, por el que se creaban las enseñanzas de Biblioteconomía y Documentación que se desarrollarían a través de la Educación Universitaria.

  • La impartición de programas de doctorado especializados en Biblioteconomía y Documentación (1991).
Agrupación de Autores según su producción
  • Autores de la Rama Bibliométrica: Los autores del ámbito de la Bibliometría, cuya procedencia institucional mayoritaria es el Instituto de Información y Documentación en Ciencia y Tecnología del Consejo Superior de Investigaciones Científicas. Entre ellos figuran autores que ocupan posiciones destacadas en la relación de autores más productivos (Luis Ferreiro Aláez y José Ramón Pérez Álvarez-Ossorio), además de Alfredo Lara Guitard, Aida Méndez Miaja, Antonio Valle Bracero, Alfredo del Rey Guerrero, Rosa Sancho Lozano, María Luz Terrada Ferrandis, Rosa de la Viesca Espinosa, José María López Piñero, Adelaida Román Román o Concepción Ortega.
  • Autores de la Rama Universitaria: Los autores del ámbito Universitario, constituido por autores relacionados, en general, con el surgimiento de la Documentación como disciplina universitaria, y, en particular, con la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid. Aparecen en este grupo, por número de trabajos escritos en el período de tiempo estudiado, autores como José López Yepes (primer catedrático del área en nuestro país), Alfonso López Yepes, Félix Sagredo Fernández, José María Desantes Guanter, Mercedes Caridad Sebastián, Emilia Currás Puente o Antonio Luis García Gutiérrez.
  • Autores de la Rama Bibliotecaria: El grupo de autores del ámbito Bibliotecario, en el que se incluirían autores como Manuel Carrión Gútiez, Justo García Morales, Hipólito Escolar Sobrino, Lasso de la Vega o Agustín Millares Carlo.
  • Autores de la Rama Archivística: El grupo de autores del ámbito de la Archivística, en el que aparecerían Vicenta Cortés Alonso, Pedro López Gómez, María del Carmen Pescador del Hoyo y Olga Gallego Domínguez.
Documentación en España 1984 - 1993 [3]
Teniendo en cuenta que la marcación temporal es aproximada, muchos autores como Ros García, determinan que durante este periodo se produce una estabilización del término Documentación como se tendrá oportunidad de comprobar.
  • Primer Avance: Aunque el concepto ha sido suficientemente consolidado y debatido en estas fechas se produce un periodo revisionista del trabajo y obra de Paul Otlet, del que se destacan reflexiones del concepto Documentación basado en las aportaciones del Tratado de Documentación y la aplicación de la metodología científica, estableciendo como resultado un concepto lógico-lingüístico. Los principales artífices de este aspecto son los profesores Felix Sagredo Fernández y José María Izquierdo Arroyo.
  • Segundo Avance: Se logra dar con una solución para enriquecer el marco formativo de los profesionales de la Documentación, atendiendo a las técnicas de la información y documentación científica, la comunicación social, las fuentes de información, etc. que en resumen deben ser materializadas como objetivos de la enseñanza:
    1. Documentalistas científicos conocedores, en principio, de las bases organizativas de la actividad de la información científica general y por ello preparados básicamente para la especialización documentaria en una determinada rama del saber.

    2. Documentalistas científicos de las ciencias de la información social, conocedores de las técnicas del trabajo científico para sus investigaciones particulares y capaces de dirigir centros de documentación en materia de comunicación social.

    3. Documentalistas conocedores de las técnicas del trabajo profesional y dispuestos a organizar centros de documentación en las empresas informativas.
  • Tercer Avance: Se establecen unas bases y criterios mínimos para definir el concepto Documentación, a saber:
    1. Un criterio pluralista, desde el ordenamiento que representan las distintas teorías y escuelas, lo que dará lugar a un concepto sincrético e integrador. Ello constituye propiedad inexcusable de las ciencias jóvenes y necesitadas todavía de los oportunos deslindes interdisciplinares.

    2. Un criterio que considere la investigación científica y los fines de la actividad de información de los avances científicos como motor de la instauración de la nueva disciplina que entendemos por Documentación. Así lo concebían los fundadores del Instituto Internacional de Bibliografía.

    3. Un criterio que predique de la Documentación, el carácter de autonomía y de generalidad en relación con el resto de las disciplinas.
Documentación en España 1993 - 2000
El periodo que sucede desde 1993, la fecha de la consolidación y maduración de la Documentación moderna en España, hasta el año 2000 está marcado por un cambio cuantitativo y cualitativo del saber hacer, destacando, el desarrollo de diversos grupos de investigación en las Escuelas y Facultades de Biblioteconomía y Documentación, el desarrollo de editoriales especializadas en el sector y la implantación de la Licenciatura en Documentación. La investigación de la documentación aporta importantes perspectivas en su estudio:
  • Perspectiva General de la Documentación:


    La Documentación "es el proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los "documentos") debidamente tratados - opcionalmente también esos mismos objetos referidos - expresa o presuntamente pedidos (demandados), relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempeña, tales que le hacen competente (en su doble sentido) para el ejercicio de esa actividad, cuando atinadamente los maneja" LÓPEZ YEPES, José.
  • Perspectiva Lingüística:


    Se trata de "una aplicación técnica y concreta dependiente del marco general de la Ciencia de la Documentación. Ocupándose la Lingüística documental del lenguaje de los documentos y por ende del diálogo y mensajes documentales, se declara como disciplina ligada a los procesos informativos-documentales (científicoinformativos y profesionales) que tiene por objeto el establecimiento de un efectivo control documental mediante la utilización de mecanismos léxicos" GARCÍA GUTIÉRREZ, Antonio Luis.
  • Perspectiva Informativa:


    La perspectiva informativa, entendida aquí como "elemento proporcionado por el uso de las ciencias informativas y sus componentes más notables: mensaje y proceso informativo" parte de que "el hecho documental forma parte de la estructura del proceso informativo" y "la consideración de la información y del proceso informativo como objeto de las Ciencias de la Información", de tal modo que "el proceso documental descansa en el proceso informativo y es una variedad de éste" DESANTES-GUANTER, José María.

  • Perspectiva de la Documentación Científica:


    Documentación Científica es "La actividad científica que se ocupa de la recogida y análisis de los documentos científicos y otras fuentes de nuevos conocimientos, almacenamiento de la información en ellos contenida, y recuperación y difusión de la misma, a fin de que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla." Y añade: "Queda así reflejado el aforismo de que la información no es buena cuando se produce, sino cuando se utiliza (...)." (100), escogiendo para designar la disciplina el término "información y documentación científica y técnica", para distinguirla de otros tipos como información general o documentación administrativa, aunque usará la denominación de forma intercambiable con otras como información científica, documentación científica, información o documentación. PÉREZ ÁLVAREZ-OSSORIO, José Ramón.



Notas.

[1] Para comprender la afirmación en relación a la importancia de la obra de Lasso de la Vega sobre las técnicas documentales aplicadas a la investigación, se recomienda la lectura del siguiente artículo, publicado por José María Desantes-Guanter, en el que se analizan las connotaciones de la ciencia quedando diseccionada en torno a la figura del investigador, la realidad que lo rodea, el proceso de ideación, los juicios críticos y el documento en si mismo como objeto de valoración que, en causa final la poesía del entendimiento.
[2] Los aspectos incluidos son el resultado de la investigación de Maria del Rosario Arquero Avilés, como resultado del análisis de la citación en la producción científica española en Documentación en el periodo ya definido. Véase la referencia completa:


  • ARQUERO AVILÉS, María del Rosario; LÓPEZ YEPES, José (dir.). MOYA ARAGÓN, Felix de (dir.). Análisis de la Investigación Española en Biblioteconomía y Documentación: 1975 - 1984. Madrid: Universidad Complutense, 2001. pp. 11-14
    Disponible en: http://www.ucm.es/BUCM/tesis/inf/ucm-t25424.pdf
[3] Apuntes de la ponencia de Juan Ros García, tomados del I Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación: Teoría, historia y metodología de las ciencias de la documentación, celebrado en Madrid, del 14-17 de noviembre de 2000, siendo editado y recopilado por José López Yepes. Véanse páginas 153-186. Disponible en: http://www.ucm.es/.../multidoc/.../.../num10/.../.../Jros.pdf

Referencias de Consulta.
Proyectos Docentes.
El profesor Rafael Peris Bonet de la Universidad de Valencia, recoge en su proyecto docente un excelente trabajo de analisis de la historia de la documentación en el que expone los conceptos fundamentales de la evolución de la disciplina documental. Desde el periodo predocumental, hasta la constitución de la Documentación en España, pasando por la conocida crisis de la Documentación en los 60, constituyen algunos de los apartados más interesantes, con los que ampliar y consultar los conocimientos impartidos en la asignatura. Esto se debe al rigor y cuidadosa selección de las fuentes consultadas; principalmente las obras de los profesores J.M López Piñero, J. López Yepes, J. Ros García, M.L Terrada, P. Arnau, F. Sagredo, J.M. Izquierdo Arroyo, M. Caridad Sebastián, J.A. Moreiro González, L. García Ejarque, J. Lasso de la Vega, E. Abadal Falgueras, J.R. Pérez Álvarez-Ossorio, P. Moscoso, entre otros muchos autores de gran relevancia en el ámbito del estudio y progreso de la Documentación.
  • PERIS BONET, Rafael. Proyecto Docente [en Historia de la Documentación]. Valencia, 2001.

jueves, 24 de abril de 2008

16.- La Cadena Documental y la Gestión de la Información

En el estudio de la historia de la ciencia de la documentación, hay que tener en cuenta los fundamentos sobre los que se sostiene. Uno de ellos es la Cadena Documental que Jacques Chaumier ya adelantó con su estudio del proceso informativo y documental, entre 1977 y 1980. No obstante y como queda patente en el progreso de esta historia de la documentación, otros muchos teóricos anteriores a Chaumier, sí que reflejaron una serie de actividades, funciones y servicios que asignaron tanto a la Biblioteconomía, como a la Documentación, aunque inicialmente no existieran unas posturas consenso. En virtud de la maduración de todos los esfuerzos realizados en la redefinición de la documentación, se llegó a un notable avance para sistematizar y representar las fases que debían integrar el proceso documental. Dichas bases, pueden aplicarse a cualquier tipo de centro cuyo material de trabajo sea la información; biblioteca, archivos y centros de documentación. En todos los casos existen unas áreas bien diferenciadas que representan la entrada de información, su tratamiento y su salida o difusión.

Modelo de Cadena Documental Básica
A modo de ejemplo, aquí se expone una cadena documental básica, presentada en forma de diagrama de flujo. Como se puede apreciar se pueden diferenciar fácilmente la entrada de datos o INPUT, el tratamiento de la información y la salida de datos u OUTPUT. En la entrada de datos puede definirse un proceso de selección de la información, que a su vez puede estar contenida en un documento primario o secundario, procedente de una fuente interna o externa.


El tratamiento de la documentación seleccionada, consiste en un proceso de catalogación y clasificación que habitualmente se aplica a documentación monográfica, pero también de indización y resumen, si se tratan publicaciones periódicas y sus correspondientes ejemplares y artículos.

El resultado del tratamiento documental, es el procesamiento implícito de la información y los contenidos del documento, quedando reflejado a modo de ficha de referencia con los correspondientes puntos de acceso para la recuperación del documento primario u original. Esto supone que desde el punto de vista de la recuperación de información, se conforma un fondo, colección o catálogo sobre el cual se puede llevar a cabo cualquier consulta en función a los aspectos o áreas de descripción bibliográfica del documento.

La recuperación de información, definida por los grupos teóricos anglosajones como information retrieval, forma parte esencial para el aprovechamiento de la información original primaria y secundaria. Es responsable directa de la posterior difusión de la información y su acceso. Por ello facilita las operaciones de búsqueda bibliográfica, recuperación de documentos primarios, difusión selectiva de la información, difusión de publicaciones periódicas y otros materiales de tipo especial que consten en el catálogo, puesta en marcha de servicios de información y referencia, así como la publicación de documentación secundaria o terciaria como repertorios, guías, bibliografías especializadas, etc.

Modelo de Cadena Documental Completa
Una cadena documental más completa, tiene en cuenta todos los aspectos desde la creación del documento, hasta su destino a un usuario o grupo de usuarios determinado. En los siguientes párrafos se detalla el proceso completo:

La entrada o INPUT de documentación e información puede variar en función de la tipología de la fuente, ya sea interna (Fondo Bibliográfico perteneciente al centro) o externa (Bases de datos, Suscripciones de otros Centros de Referencia). Se puede también incluir en este apartado la tipología de la adquisición de la documentación como otro elemento a considerar para distinguirlo de la procedencia según la fuente dado que forma parte de la selección del material que a la postre será tratado. Por otro lado es frecuente encontrar la Pre-catalogación como parte integrante de la entrata de datos, ya que en muchos casos está implícita en la selección de la documentación, su adquisición y elección de fuentes de suministro. No obstante, también se podría considerar dentro del apartado de tratamiento, por lo que supone el paso previo a la catalogación completa.

Como se acaba de comentar seguida a la precatalogación, se procede a un tratamiento completo del documento primario, a partir de las técnicas de análisis documental, que se basan en las normativas de descripción establecidas a nivel internacional como las ISBD, UNIMARC y más concretamente las adaptaciones convenidas a nivel nacional como las Reglas de Catalogación e IBERMARC.

Pero en el desarrollo de la descripción bibliográfica o de los materiales documentales, existen otros apartados fundamentales a tratar. Son los relativos a las Autoridades y la Normalización. Por ello es necesario atenerse a la correcta descripción de los distintos puntos de acceso onomásticos y de entidades, términos toponímicos, correcta denominación de editoriales y asignación de temática oportuna.

Pero la catalogación está directamente relacionada con la clasificación de los documentos. Es necesario tener claro que tanto la catalogación, como la clasificación tienen como objetivo la descripción bibliográfica completa y extracción de todos aquellos elementos que definen unívocamente y con exactitud no sólo su intitulatio o contenido, sino sus posibles alternativas de recuperación. En este sentido los lenguajes documentales que se pueden aplicar para clasificar la documentación suelen ser las clasificaciones decimales como CDU o Dewey, Encabezamientos de Materia y Tesauros, de los cuales se obtienen numeraciones clasificatorias, materias o temáticas especializadas o descriptores que pueden llegar a describir tanto el contenido como la forma, incluso aspectos cronológicos y de designación topográfica.

Según la política del centro de información, puede producirse una análisis de contenido atendiendo a las técnicas de indización, resumen, esquematización, vaciado de contenidos, adición y descripción contextual de la información, asignación de vinculaciones con otros documentos y contenidos relacionados, etc. Todo ello puede responder al tratamiento de los índices, de los bloques textuales más significativos del documento, a los apartados bibliográficos, entre otros. Es también cierto que, estos recursos de tratamiento más introspectivo son destinados fundamentalmente a publicaciones periódicas o seriadas. Es tambien reseñable que no son los únicos tratamientos especiales que se pueden llevar a cabo en un centro o unidad de información y documentación; ya que en función de la tipología documental que se trate de describir, el método o tratamiento varía significativamente. Es el caso de los materiales audiovisuales y las técnicas de minutado, o la descripción o asignación de descriptores con el material sonoro.

Durante todo el proceso de tratamiento documental es muy habitual, hablar de la gestación del documento secundario o registro bibliográfico, con el que se alimenta el sistema de gestión del centro o la Base de Datos Catalográfica. De hecho el resultado de todas las descripciones y registros bibliográficos es la creación de la Colección o Fondo Bibliográfico/Documental que, resulta fundamental para los posteriores procesos de recuperación de la información.

Previa a la recuperación de información, están los procesos de Organización, considerándolos como la preparación física de la documentación y su organización topográfica. En estos apartados se incluye el correcto tejuelado y etiquetado identificador de la documentación. Desde el punto de vista de la biblioteca con una ubicación descentralizada en la red y por lo tanto en lo que se considera como biblioteca digital, se utilizan repositorios o carpetas clasificatorias y rutas de acceso a cada archivo que conforma o representa el documento del registro bibliográfico. Otros métodos de redefinición topográfica es el empleo de metadatos que aseguran la salvaguarda de los datos de acceso y localización en disco de almacenamiento.

Cuando se asegura la correcta descripción, catalogación, clasificación y organización, se posibilita la recuperación de información y del material documental. En este punto, hay un subproceso fundamental que es el procesamiento de toda la información que anteriormente fue generada en cada registro bibliográfico. Es frecuente que los sistemas de recuperación actuen sobre el catálogo o bases de datos bibliográficas, de forma que se logra una completa automatización de la cadena documental. No obstante los métodos de recuperación se basan en el previo análisis léxico de la documentación, procesos de agrupación o clustering, selección terminológica, reducción, similaridad, vectorización y ponderación. Estos procesos permiten cuantificar la documentación, analizarla estadísticamente, e identificar cúales son los términos que mejor la describen y representan de forma unívoca y exhaustiva. Dicho de otra forma, con el procesamiento de la colección, un sistema de recuperación es capaz de identificar y analizar la mejor correspondencia de la consulta del usuario, con los documentos y registros bibliográficos que mejor la representan.

De esta forma, el usuario a través de los modelos de recuperación basados en la teoría de conjuntos Booleana, el método Probabilístico, el vectorial y el empleo de las técnicas de similaridad, es capaz de recibir la referencia bibliográfica que coincide con su consulta o búsqueda bibliográfica. Esta recuperación permite al usuario inspeccionar toda la descripción que el documentalista, bibliotecario o archivero llevó a cabo en el proceso de tratamiento, así como la designación topográfica para recuperar el documento primario u original si resulta de su interés.

Aunque básicamente la recuperación de información tiene un objetivo sencillo, los resultados no siempre son los mejores o más deseados. Por ello, existen casos en los que la pertinencia y la exhaustividad no se corresponden con lo que el usuario expresó inicialmente en su consulta. Aunque en muchos casos puede tratarse de una mala formulación de la consulta, o un punto de acceso incorrecto, los actuales sistemas de recuperación son capaces de evaluar dichas circunstancias y por lo tanto los resultados. Esto conlleva un aprendizaje de los puntos de acceso no permitidos, el posterior empleo de la redirección a términos de consulta sí permitidos o normalizados, o incluso el perfeccionamiento de la valoración y cuantificación de los documentos durante el procesamiento de la información, que anteriormente se ha explicado.


La Recuperación de Información tiene mucho que ver también con la salida de datos o también denominado OUTPUT de datos. Esto se debe a que cualquier operación de búsqueda o consulta para elaborar terceros documentos, pasa obligatoriamente por la formulación o expresión de la necesidad de información al sistema de recuperación del catálogo bibliográfico. El resultado de ello, es la representación de la información deseada por el usuario o incluso el propio profesional de la información. En este punto, se sucede lo que se denomina la Difusión de la Información.

La difusión de la información, engloba servicios y procesos relacionados con la Difusión Selectiva de la Información, las alertas bibliográficas, el desarrollo de publicaciones o documentos secundarios y terciarios, que en general tienen el objetivo de hacer llegar a un determinado usuario o colectivo de potenciales usuarios aquella información y documentación que o bien necesitan y demandan o bien puede llegarles a interesar.

También hay que distinguir aquellos destinatarios especiales, como pueden ser investigadores o productores de información que de forma cíclica utilizan la documentación para producir nuevas ideas que serán plasmadas en nuevos documentos. En este sentido, los intereses de cada usuario son muy diversos, y en todos los casos el servicio de la información y su representación, se vale de una herramienta fundamental. Se trata de la Arquitectura de la Información, que a partir de la experiencia del usuario en la recepción y lectura de la documentación recuperada telemáticamente, permite establecer la mejor forma de hacer accesible y útil dicha información. Los métodos para lograr esto son variados, como por ejemplo la selección de fragmentos reseñables de la información consultada, la presentación de la información con un interfaz sencillo y fácil de usar, el empleo de plantillas y diseños gráficos normalizados que posibiliten la accesibilidad de cualquier usuario, etc.

Pero la cadena documental completa, si bien podría definirse que termina en este punto, ya que el profesional de la información finaliza hasta aquí su cometido; también puede sugerirse una continuación que se extrapole al proceso intelectual de aquellos consumidores y demandantes de información. Es fácil encontrar que los consumidores de la información son también los productores de nuevas informaciones, contenidos o ideas. Por ello se produce un proceso intelectual que contempla la previa documentación y acopio de datos o informaciones sobre las que establecer un estado de la cuestión al respecto de un área de conocimiento o una temática en torno a la que girará la creación y desarrollo de un nuevo documento primario. Esto conlleva a estructurar una nueva realidad a partir de lo estudiado, que a la postre suele ser más veraz, cuanto más contrastada está. Seguidamente, se asimila e identifica la realidad que interesa reflejar y por lo tanto se la asignan ideas genuinas que son el resultado del pensamiento. Éstas a su vez se estructuran para dar forma al cuerpo argumental y facilitar su redacción y correcta expresión, conformando finalmente una nueva realidad o conocimiento que se basó en las aportaciones de los autores en los que se documentó.

El resultado es la creación de un borrador inicial que con suerte, puede sufrir un proceso técnico editorial para su publicación posterior. Este proceso es tan importante como el de creación, puesto que supone la corrección de estilo, errores gramaticales, ortográficos, de fondo y forma. Posteriormente, se lleva a cabo su edición y maquetación, así como impresión para conformar un borrador final, que suele ser nuevamente corregido para verificar la validez del mismo, así como la aprobación del autor. Generalmente cumplidos estos procesos, el borrador final da como fruto un documento primario que es producido en serie con una determinada tirada de impresión.

En este paso, habría que citar todo el mecanismo que se moviliza no sólo para crear o imprimir el documento, sino para difundirlo o distribuirlo. Sin quererlo, los centros de documentación de las editoriales, tienen en cuenta si no la catalogación si la precatalogación y registro completo de todas las obras que publican, que les permite elaborar a su vez documentos secundarios como catálogos comerciales que con suerte y una adecuada distribución llegan a manos de otro centro de documentación o biblioteca.

Finalmente el ciclo de esta cadena documental se cierra cuando el centro o unidad de información y documentación determina a través de su proceso de selección y adquisición qué documentos primarios son necesarios para completar un fondo o colección y cubrir las necesidades y expectativas de información de los usuarios.

Aplicación de la Cadena Documental a otras UIDs [1]
La Cadena Documental, tal y como se ha explicado en párrafos anteriores, es también aplicable a otras Unidades de Información y Documentación. Esto se debe a la sencillez con que fue expresado el tratamiento de la información de los documentos, teniendo en cuenta que éste es común a cualquier especialización del sector. Es el caso de los Archivos. Si bien su funcionamiento es un tanto diferente al de las bibliotecas o los centros de documentación, también es cierto que pueden someterse a la sencilla regla de entrada de la información, tratamiento y salida. Los principales cambios se producen en el tratamiento documental que se debe apellidar archivístico y en la distinción de un proceso o ciclo vital del documento archivístico. También es cierto que en archivística no se trabaja exclusivamente con monografías o tipos documentales derivados. Principalmente se trata con la unidad documental mínima, el expediente administrativo simple o compuesto, que conformará a su vez diferentes agrupaciones documentales a saber Fondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie. Existen aún más diferencias, como por ejemplo el carácter orgánico de la clasificación archivística, teniendo en cuenta que el archivo es el principal responsable de recoger toda la producción documental de una institución, entidad, persona física o jurídica, en el desempeño de sus actividades.

Teniendo en cuenta todas estas consideraciones, la cadena documental también se aplica implícitamente en los procesos archivísticos.


Information Management
El Information Management o Gestión de la Información es un concepto que tiene su origen en los años 70 para referirse al control de la colección, almacenamiento, tratamiento y distribución de la información en el contexto de una organización. Esto implica que la gestión de la información se produzca en torno a un organigrama que conforma la estructura de la organización, institución o empresa.

Desde un principio la Gestión de la información estuvo vinculada al ciclo vital del documento y por consiguiente he aquí su paralelismo con la cadena documental. Si bien la cadena documental es un sistema de información en si mismo por cuanto describe una entrada de datos, un tratamiento y salida de los mismos, orientado principalmente a bibliotecas, centros de documentación y archivos.

No obstante es importante recalcar que el Information Management se desarrolla fundamentalmente para un entorno un tanto diferente al del centro de información concebido como tal. De hecho su principal área de aplicación será el ámbito empresarial, en el que tratará de determinar todas las fuentes de producción y entrada de la información. Esto significa que la información se puede obtener vía interna a partir de los departamentos y unidades que conforman la organización o bien mediante la adquisición externa mediante compra, investigación, análisis de mercado, etc. Esto viene a determinar un empleo comercial de la información, puesto que es considerada directamente como una materia prima y como un elemento de poder sobre el cual se sustenta la evolución de cada organización.

Toda la información de entrada, es canalizada a través de la organización. Esto se denomina el flujo de la información, que tratará ser controlado y analizado por el Information Management, de forma que se tenga constancia de los siguientes aspectos:
  • Sujetos Productores de la Información: Es necesario conocer quien crea la información y documentación de la organización, por lo tanto, atendiendo a su procedencia exacta dentro de un departamento, área organizativa, grupo de trabajo o persona física involucrada.

  • Detección del Origen y Destino de la Información: Determinar cuál es el origen de la información y sobre todo su destino. Identificar para quién es útil esa información, puede ayudar a una organización, agilizar los trámites, la producción documental y los procesos y acciones que se deriven de cada trámite administrativo. A nivel de documentación científica, facilita el trabajo de los grupos de investigación y su organización, al estar todos informados al mismo nivel. Conocer origen y destinos de la información, también puede ayudar a clasificar la información y a organizarla correctamente para su posterior descripción y recuperación.

  • Detección del grado de relevancia de la Información: Se trata de analizar el grado de relevancia e interés de la información en función de las necesidades de cada departamento, facilitando el flujo de información interna de la organización. Este análisis es fundamental para hacer llegar a los niveles directivos y mandos intermedios todas aquellas informaciones necesarias para el gobierno y la toma de decisiones.

Otro aspecto clave del Information Management es el sentido fundamental que se le da a la información como principal producto que articula el funcionamiento completo de la organización. Por este motivo, se extiende su uso a la estructura interna de la organización, siendo necesario el empleo de organigramas que muestren la estructura orgánica y funcional de cada estamento de forma que se puedan determinar sus relaciones o vinculaciones en torno a cada flujo de información, tal y como se ha descrito anteriormente.

Para gestionar información de manera óptima en las organizaciones se atiende a una serie de aspectos fundamentales:
  • Definición de los procesos y actividades de la organización: Permite establecer qué informaciones y documentación se producen y necesitan. También ayuda a facilitar la información necesaria para que pueda ser tratada en cadena por los distintos departamentos, niveles o estamentos de la organización. De esta forma, se genera información como resultado de un proceso de tratamiento por diversos grupos de trabajo. Actualmente, esta definición de pasos y trámites que engloba tratamientos, funciones y personas de diversos departamentos de la organización, para la confección de la información de los documentos, se denomina Workflow o enrutamiento.

  • Creación de recursos estratégicos: El análisis y filtrado de la información que inicialmente se obtiene en bruto, es analizada, diseccionada y contrastada para su refinamiento. El resultado de el tratamiento y análisis en posteriores informes y documentos da como resultado un recurso estratégico desde el punto de vista informacional, refiriéndose en consecuencia tanto al contenido, como a las personas y grupos de trabajo involucrados en la confección de la información final.

  • Creación de Relaciones Laterales y Verticales: Esto significa abrir los canales de transmisión de información entre departamentos que se sitúan al mismo nivel organizativo, así como áreas y entidades de nivel superior e inferior de forma que no sea necesaria la reformulación progresiva de los datos y documentos, que den como resultado diversas interpretaciones de las decisiones de iniciales.

Sistema de Información
Teniendo en cuenta estos aspectos, Paul Otlet ya identificó la existencia de la actividad documentaria en la organización, así como la implicación de una serie de procesos documentales que la determinan tanto en cuanto se pueda considerar como un verdadero sistema de información y documentación. Esto significa un sistema como integración de aquellas personas, máquinas y procedimientos que intervienen tanto en el INPUT, como en el tratamiento y la salida de la información OUTPUT. Paul Otlet enfocó estas ideas desde el punto de vista de la producción científica, implicando aunque no explícitamente, pero sí implicitamente toda la terminología utilizada.

Esto quiere decir que las bases de cualquier sistema de información se tienen que buscar desde los métodos de gestión de la información o Information Management y desde las bases teóricas de la Documentación que dan como resultados modelos de gestión de la información mucho más especializados tanto en sus fines como para los centros de información y documentación.

  • Sistemas de Información Generalizados.

  • Subsistemas.

    • MIS

    • IMS
  • Redes de Unidades de Información.

Sistema de Gestión de la Información


Notas.

[1] UIDs: Siglas de Unidades de Información y Documentación. Terminología que permite referirse a diversos centros de información como Archivos, Bibliotecas o Centros de Documentación.

Referencias de Consulta.
  • Martínez Comeche, Juan Antonio. La difusión documental. En: Teoría de la información documental y de las instituciones documentales. Madrid : Síntesis, 1995
  • Valle Gastanimza, Félix del. Difusión de la información. Metodología y descripción de los instrumentos informativos. En: Manual de Información y Documentación. Madrid : Pirámide, 1996

martes, 15 de abril de 2008

14.- El concepto de Information Retrieval

El concepto de IR Information Retrieval o Recuperación de Información es fundamental para el estudio de las concepciones de algunos autores pioneros del ámbito anglosajón y en definitiva de la documentación en sí misma. Bien es verdad que desde la perspectiva de la Documentación como ciencia informativa, se da un cambio en el objeto de trabajo pasando de ser el documento a la información contenida en el mismo.

Este cambio no podría haberse llevado a cabo sin la aplicación de las técnicas de recuperación de información, basadas en las primeras leyes matemáticas de la información, de la representatividad, exhaustividad, la precisión de los términos y textos que constituyen los documentos, las consultas del usuario, el álgebra de boole y su teoría de conjuntos, la medición de la similaridad mediante la representación vectorial de los documentos, etc.

Pero todas estas leyes y fórmulas que de la matemática se extrapolan y adaptan para representar, consultar y recuperar información, no podrían ser llevadas a cabo en la práctica sin el avance de la Informatika, concepto que coincide con el propuesto por los autores soviéticos para designar una documentación altamente tecnificada y cualificada basada en la operación y tratamiento lógico de la información desde el plano electrónico de un ordenador. De hecho todas las técnicas de la recuperación de información han sido aplicadas al plano informático que asiste ineludiblemente a la hora de realizar las operaciones de representación de la información, procesamiento y ejecución de los algoritmos de consulta necesarios sobre la base de conocimiento o la colección.

Desde un punto de vista retrospectivo, la profesionalización y constitución de la recuperación de información en la documentación, supuso una mejora en las prestaciones y servicios de consulta que hasta la fecha, allá por los años 50-60 se limitaba casi exclusivamente a la recuperación de un documento. Esto significa que a partir de estas fechas Recuperación de Información y Documentación estarán directamente vinculadas, formando parte de la cadena documental, en función al procesamiento de los datos que de los documentos se analicen.

Calvin N. Mooers
El concepto Information Retrieval fue introducido por Calvin Mooers en 1950, aunque como es lógico el proceso de recuperar ha sido siempre natural e inherente a cualquier proceso documental y biblioteconómico. Mooers define la Recuperación de Información como:
"La búsqueda de información en un stock de documentos, efectuada a partir de la especificación de un tema" [Mooers:1950]
"La recuperación de información abarca los aspectos intelectuales de la descripción de información y su especificación para la búsqueda, y también cualquier sistema, técnica o máquina que se utilice para llevar a cabo la operación" [Mooers:1951]

Referencias.
  • SALVADOR OLIVÁN, José Antonio. ARQUERO AVILÉS, Rosario. Una aproximación al concepto de recuperación de información en el marco de la ciencia de la documentación. México: Investigación Bibliotecológica, 2006. Vol. 20, Nº 41, pp. 13-41Disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00010615/01/IBI002004101.pdf

lunes, 31 de marzo de 2008

13.- La Perspectiva Preinformativa Documental

La perspectiva preinformativa documental, explica y define la Documentación como un área de conocimiento paralela o en plano de clara superposición sobre la biblioteconomía. Esto significa que la Documentación se define por las actividades especializadas que desempeña, llegando en algunos casos a ser concebida como una disciplina independiente. Es destacable que muchos autores que han sido englobados desde esta perspectiva, dan una importancia preponderante al papel de tratamiento de los contenidos de los documentos que la Documentación analiza, apuntando y en algunos casos como Erich Pietsch, aportando un concepto de Documentación como ciencia informativa, obteniendo a su vez la conocida definición de la Information-und Dokumentationswissenschaft;
"Documentación significa reunir, abrir y hacer útiles los documentos sistemáticamente"
En este punto del desarrollo evolutivo de la Documentación, he de afirmar que tiene superior importancia la toma de conciencia de la existencia del proceso o cadena documental y la necesidad una ciencia o disciplina en función a las actividades que desempeña. Pioneros en estos ámbitos, en este artículo se destacan a Ditmas, Coblans, Verhoef, Briet, Taube, Pietsch, Wolk y Shaw.

Edith Ditmas
Edith Ditmas fue una de las primeras teóricas de la Documentación, ya que su primer acercamiento para tratar de definirla datan de 1949. Fecha en la que coincide como presidenta de la ASLIB, la Asociación Británica de Bibliotecarios, entre 1948 y 1953. Es pionera en adelantar el concepto de cadena documental [1] aplicando el término proceso documental ya que explica que la principal diferencia entre la Biblioteconomía y la Documentación radica en los procesos y actividades de análisis que conforman el tratamiento del documento. En este sentido contempla que la Documentación es una ciencia con mayor ámbito de aplicación y extensión, puesto que abarcaba todos los tipos de documento, evitando quedar restringida sólamente al fondo librario.

Por tanto define la Documentación a partir de sus servicios activos, por encargarse de averiguar las necesidades de información de un usuario concreto y tratar de satisfacerlas con la mayor precisión, exactitud, pertinencia y exhaustividad. Para ello la Documentación aplica procesos de Selección de materiales, Organización, Catalogación, Análisis de Contenido (Resumen, Indización), Clasificación y distribución de la información. Todo ello, lleva a Ditmas a definir la Documentación como:
"Utilización activa del conocimento documentado, por oposición a las exclusivas labores de custodia"
De esta forma, a la Biblioteconomía la asigna una labor de custodia de los libros y de análisis formal, en contraposición al análisis de contenido de la Documentación sobre cualquier tipo de material. De esta forma Ditmas, amplía la separación entre Biblioteconomía y Documentación, pero no duda en aclarar que en ambas áreas existe un punto de inflexión que las hace confluir de forma ineludible, tratándose de la información y de los documentos.

Herbert Coblans
La aportación de Herbert Coblans parte de la definición de la FID en relación al significado de documentar como "... reunir, clasificar y distribuir documentos de todo tipo en todos los dominios de la actividad humana." siendo ésta una concepción muy Otletiana del concepto Documentación. De hecho, recoge en su principal obra ¿Qué es documentación? en 1959, una sintesis de las aportaciones a la documentación de otros autores como Ditmas, Bradford, Shera o Briet. En todos los casos se llega a la conclusión de que la Documentación ofrece un servicio dinámico y extendido a cualquier tipo de documento.

Pero también analiza los problemas a los que la documentación se enfrenta en la década de los años 50 y 60, concretamente a los problemas de automatización y la segunda explosión demográfica de publicaciones periódicas de carácter científico y técnico que estaban quedando carentes de tratamiento adecuado, a su vez por carencias de lenguajes documentales y herramientas lingüísticas para la creación de puntos de acceso. Todo este periplo de problemas, provocaban graves efectos duplicación de la información.

En este contexto, estima que la documentación está mejor preparada para hacer frente al desorden documental dado que su alcance es a la postre superior al librario al que quedaba relegada la biblioteconomía. De hecho llega a afirmar su postura con la siguiente frase:
"Frente a las bibliotecas, la Documentación es provocadora y agresiva y en consecuencia, diferente a su filosofía"
Este enunciado, posiciona a la biblioteconomía en un plano inmóvil o estático en contraposición a la documentación que con los calificativos provocadora y agresiva, se vuelve a expresar la inquietud por conocer las necesidades del usuario y colmarlas de forma exhaustiva y precisa.

Se puede pensar que es una definición llamativa y bastante radical que tampoco hace justicia al término biblioteconomía, puesto que actualmente contiene herramientas y servicios que la llevan a una situación de común denominador con la documentación. De hecho, Coblans entiende esta circunstancia, dados los procesos de unificación y fuerzas centrípetas que sucedían en EEUU, para aglutinar a todos los profesionales del sector. Tanto es así que en parte se podría achacar una contradicción en sus conceptos o al menos de manera más liviana, una evolución de sus posiciones a una postura más conciliadora.

Coblans, expone que tanto archiveros, bibliotecarios y documentalistas, parten de un común denominador y unos mismos objetivos para con la información y la documentación que gestionan y tratan. De hecho, se basa en la recomendación de la FID de 1946, para citar que la Documentación General es la base de la formación de los futuros profesionales especializados en las diferentes ramas, a saber:
"La formación en Documentación general debe servir como introducción a la documentación especial para bibliotecas, museos y archivos"
M. Verhoef
Durante el periodo en el que fue director del NIDER (Nederlandish Instituut voor Documentatie en Registratur), Verhoef escribió su principal aportación Bibliotecología y Documentación, obra publicada en 1960. En ella se hace eco de la confusión entre las labores del bibliotecario y del documentalista según en cada país, coincidiendo de forma plena con lo que Coblans también planteaba.

No obstante, la visión de Verhoef resulta más práctica y se da cuenta que para analizar el concepto documentación, hay que sumergirse en la raíz de sus prácticas y procesos, tal y como expresa a continuación:
"... es mucho más útil analizar la práctica d ela documentación, subrayando siempre que sea posible las diferencias y analogías entre la documentación y la biblioteca."
De esta forma y a partir de la FID y las aportaciones de Pietsch, destaca que las tareas del bibliotecario serán fundamentalmente la catalogación, compilación y la localización de los documentos, aunque las dos últimas serán compartidas con el documentalista. En relación a la catalogación que involucra la clasificación, así como la difusión de la información son específicas del documentalista, dando gran relevancia o preponderancia a ésta última. A modo de resumen, también existen técnicas que según Verhoef son auxiliares como la normalización, producción, reproducción y selección de la información que son compartidas tanto por bibliotecarios como por documentalistas en mayor o menor medida. Entendiendo por tanto que las diferencias en dichos aspectos entre las disciplinas se había reducido.

Suzanne Briet
Investigadora y teórica de la Documentación en Francia, acumuló un importante compendio de obras desde 1938 en relación a la historia, evolución, técnicas y organismos de la documentación. Toda su experiencia queda resumida en su obra ¿Qu´est-ce que la Documentation? o Qué es la Documentación, publicado en 1951.


Briet parte de la definición de la Unión Française des Organismes de Documentation:
"Toda base de conocimiento fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba"
Para desarrollar su propia concepción de Documentación:
"Todo indicio concreto o simbólico, conservado o registrado con el fin de representar, reconstruir o probar un fenómeno físico o intelectual."
A la que finalmente añade y argumenta una serie de características que indican una clara perspectiva de superposición sobre la biblioteconomía.
  • Documentación Interdocumentaria, tanto en cuanto permite el desarrollo de un tercer proceso creativo a partir de la documentación primaria.

  • La Documentación es rápida en su misión de difusión y propagación de la información, gracias a los tratamientos de resúmenes, citas bibliográficas y operaciones de referenciación.

  • El control absoluto sobre toda la Documentación es utópico debido a las limitaciones de los mecanismos de gestión y acceso a la informacón restringida.

  • La Documentación es una técnica cultural, dada su característica acumulativa y de progreso en el saber humano. Dicho de otra forma, es fuente y base del crecimiento cognitivo cultural y artístico, llegando incluso a afirmarse: "La Documentación es a la cultura lo que la máquina es a la industria"

  • La Documentación es el nuevo humanismo de los investigadores, debido a que su formación se basa en el método científico que exige el estudio de la documentación y por tanto de las ideas y descubrimientos que otros muchos plasmaron en las publicaciones científicas. De esta forma Briet hace honor al concepto de Paul Otlet de Ciencia auxiliar de otras ciencias y de ciencia por acumulación del conocimiento.

  • La Documentación sirve de enlace para establecer nuevas relaciones y vinculos de estudio conjunto entre las diversas ciencias que la utilizan. Dicho de otra forma, la clasificación científica y documental del conocimiento ayuda a demostrar la relación de los trabajos e ideas entre las diversas comunidades científicas.
En definitiva, con estas especificaciones a la Documentación se la dota de un calificativo instrumental, dirigida fundamentalmente al tratamiento de cualquier tipología documental y en especial a la producción científica, pues sobre la Documentación recae un servicio de difusión, comunicación e información científica.

También se argumenta y menciona en su obra la disposición de las bibliotecas generales y especializadas, en virtud de asignar una aproximación a la biblioteconomía y la documentación. Comenta que la biblioteca en su generalidad, ha mantenido inalterables sus funciones de descripción del documento primario y su posterior almacenamiento y conservación. Pero añade explícitamente, que existe un intento por adaptar las técnicas documentales a la realidad bibliotecaria, siendo el caso de las bibliotecas especializadas qué, se asemejan en mayor medida a la concepción de la Documentación.

Definida la biblioteconomía en plano de inferioridad respecto de la documentación, Briet trata de ofrecer una visión integradora de la documentación en términos generales, otorgando al archivero, bibliotecario, museólogo y documentalista las técnicas básicas de transformación y descripción de los documentos de primarios en secundarios para su acceso y su difusión. Por este motivo identidica que la Documentación es el concepto central del que deben partir todas las especializaciones atendiendo al tipo de material y a las necesidades de cada usuario. De esta forma coincide con otros teóricos como Coblant.

Además, Briet va más allá y estima una serie de características que deben ser compartidas por todos los profesionales de la información y la documentación, a saber:
  • La super-especialización tanto en el vocabulario como en los esquemas clasificatorios del área de conocimiento en la que el documentalista trabaje.

  • Conocer los procesos y técnicas de tratamiento documental y su correcta aplicación.

  • Respetar la integridad del documento tanto en forma como en contenido, por tanto liberándolo de cualquier tipo de manipulación u opinión. El documentalista debe operar y suministrar documentación verídica, fiable y precisa.

  • Capacidad para interpretar los contenidos del documento, para su clasificación y análisis, así como su valoración ante la demanda de los usuarios para su posterior difusión.
Mortimer Taube
Considerado como parte integrante de la teoría norteamericana de la Documentación, Taube respalda las afirmaciones de Briet, tras escribir un artículo especializado en el American Documentation Institute Journal, titulado Bibliotecas especializadas y los centros de documentación. En dicho artículo aporta definiciones muy prácticas al respecto:
"... todo el complejo de actividades necesarias para la comunicación de informaciones especializadas, incluyendo la preparación, la recolección, el análisis, la organización y la distribución de los registros gráficos del conocimiento humano"

"... una amalgama de biblioteconomía y edición con la responsabilidad añadida de prarparar los materiales para ser publicados, seleccionados, organizados, servidos y diseminados"

"documentación es una unidad, pues el propósito común de comunicación penetra todo el complejo de actividades, cada una de las cuales cumple su contribución a ese propósito y es dependiente funcionalmente de otras actividades del complejo"
En definitiva Taube expone un punto de vista similar a los anteriores autores, ya que consideraba que todo el proceso documental era tratado por la Documentación; en especial las funciones de análisis del contenido y difusión, quedando la Biblioteconomía relegada a las actividades de descripción que ocupaban un apartado muy concreto en el citado proceso documental.

Erich Pietsch
Pietsch fue facultativo en ciencias químicas por lo que en gran medida simultaneo sus investigaciones con la Documentación, perteneciendo a la corriente alemana de pensamiento. También trabajó vinculado con la documentación científica española a través del patronato Juan de la Cierva del CSIC, publicando una de sus principales obras Técnicas modernas de documentación en 1966.


En su obra aporta las nociones de Documento y Doumentación que son desentrañadas de la siguiente forma:


  • Documento es la forma que toma la experiencia y el conocimiento en una determinada área de conocimiento, quedando plasmado y debidamente argumentado. Es por ello que represente una forma objetiva de las actividades del ser humano.



  • Suscribe la definición de la FID para la Asociación Alemana de Documentación como "la sistemática recopilación, interpretación y preparación para el uso de los documentos"



  • A la Documentación se la debe vincular con la investigación científica, tanto en cuanto es la que suministra la base teórica previa para el estado de la cuestión de un área de conocimiento.

  • La Documentación Científica debe encargarse de facilitar la difusión de la información a modo de instrumento de comunicación efectivo. Para ello debe utilizar las técnicas de resúmenes, reseñas y documentación secundaria necesaria para evitar a su vez los problemas de duplicación de la ciencia, dificultados por la publicación en multitud de lenguas y la multitud de especialistas que trabajan paralelamente para lograr los mismos objetivos.

  • Pietsch entiende la necesidad de adoptar los nuevos medios técnicos y de la incipiente teoría informática que denomina Cibernética, que sirva de soporte y almacenamiento para grandes cantidades de información y documentación.

  • La Documentación tiene como principal objetivo su desarrollo en el mundo de la información, que está afectado por las reglas de la comunicación social, la producción y el consumo de información. En este sentido, la Documentación debe interesarse por el control y la selección de la información que fluye en el proceso de producción y consumo.

  • La documentación debe resolver el problema de explosión demográfica de las publicaciones mediante una serie de requisitos técnicos como la determinación de un idioma para el tratamiento documental, la representatividad del idioma para facilitar el acopio y recuperación de la información y las capacidades de almacenamiento.
Tal y como se apunto en estos epígrafes, Pietsch constituye uno de los primeros autores en considerar la información y el conocimiento como bases de la documentación, adelantando el trinomio Documentación/Información/Investigación.

Van der Wolk
El holandés Van der Wolk, es uno de los teóricos que trabajó en la línea de Pietsch en relación a la Documentación Científica. En su obra Las actividades del investigador de Bibliografía científica, publicada en 1965, reitera algunas de las características que deben figurar en cualquier profesional de la documentación;
  • El conocimiento del campo del saber en el que trabaja el profesional, conocimiento de las técnicas bibliográficas y el tratamiento de las fuentes de información del área de conocimiento del sector en el que desempeña sus funciones.
  • Preparación para la elaboración de documentos secundarios e informes sobre las principales referencias bibliográficas sobre la consulta del investigador
  • Capacidad de recuperar cualquier información en cualquier condición de idioma, clasificación y temática.
Al respecto del documentalista científico expone su labor de intermediario entre el productor y el destinario científico o usuario de la información con la siguiente cita textual;
"El documentalista científico de que tenemos necesidad, hace las veces de intermediario entre el hombre de ciencia y su bibliografía y que su lugar está antes en el dominio de la ciencia que en el de las bibliotecas"
Por lo que la concepción de Wolk es la de una ciencia de la documentación que huyendo de las consideraciones biblioteconómicas, por lo que otorga su independencia correspondiente, ya que según él, la documentación es "el análisis de documentos y operación de sistemas para seleccionar documentos con el objeto de poderlos encontrar y usar" enlazando la expresión operación de sistemas con las actividades de clasificación, recuperación de información, estudios semánticos de la colección documental, resúmenes, indización, etc.

Ralph R. Shaw
Shaw diferencia el trabajo científico del trabajo intelectual, para determinar que la documentación se encarga de proveer la información a partir de la "identificación, registro, organización, almacenamiento, recuperación , la conversión de formas útiles, la síntesis y la diseminación del contenido intelectual de lo impreso y otros materiales registrados" es decir, desde el trabajo intelectual se facilita el trabajo científico. Esta teoría es el fruto de su obra Documentation: complete cycle of information service publicada en 1957.

En esta línea mantiene asimismo una diferenciación entre la biblioteca y la documentación a partir de sus procesos, lo cual ahonda más en lo que todos los autores de esta corriente explicaban. La biblioteconomía se encarga de la identificación, registro, organización y almacenamiento. En cambio la Documentación se encarga de la recuperación de información, el análisis intelectual, la síntesis y su difusión.

De esta forma afirma que la tarea de la biblioteca es condición primera para que la documentación pueda llevarse a cabo en el resto de las fases del proceso documental, según Shaw.

También trata de perfeccionar las características que Briet atribuía al buen documentalista, incluyendo la preocupación por conocer la demanda de información del usuario y su atención, la compilación y tratamiento de las fuentes de información, el desarrollo de nuevos tipos documentales de carácter secundario diseñados para satisfacer la demanda del usuario y finalmente, la evaluación y selección de los materiales e información que realmente ha sido delimitada para la consulta del usuario, de forma que permita establecer un material imprescindible de consulta.

Notas.
  • [1] Cadena Documental: A colación del concepto cadena documental, Ditmas intuyó la existencia de un proceso cíclico en el tratamiento de los documentos, que posteriormente sería definido como tal, con esta denominación por Jacques Chaumier uno de los grandes teóricos de la documentación con obras básicas en relación a Las técnicas documentales y de archivo, Lenguajes documentales o El tratamiento lingüístico de la información.

Referencias Fundamentales.
  • LÓPEZ YEPES, José. La documentación como disciplina : teoría e historia. Pamplona: EUNSA, 1995. pp. 127-152. Ver referencia completa

  • MOREIRO GONZÁLEZ, José Antonio. Introducción bibliográfica y conceptual al estudio evolutivo de la documentación. Barcelona: PPU, 1990. pp. 118-129. Ver referencia completa
Otras Referencias de Consulta.