"Documentación significa reunir, abrir y hacer útiles los documentos sistemáticamente"
Edith Ditmas fue una de las primeras teóricas de la Documentación, ya que su primer acercamiento para tratar de definirla datan de 1949. Fecha en la que coincide como presidenta de la ASLIB, la Asociación Británica de Bibliotecarios, entre 1948 y 1953. Es pionera en adelantar el concepto de cadena documental [1] aplicando el término proceso documental ya que explica que la principal diferencia entre la Biblioteconomía y la Documentación radica en los procesos y actividades de análisis que conforman el tratamiento del documento. En este sentido contempla que la Documentación es una ciencia con mayor ámbito de aplicación y extensión, puesto que abarcaba todos los tipos de documento, evitando quedar restringida sólamente al fondo librario.
Por tanto define la Documentación a partir de sus servicios activos, por encargarse de averiguar las necesidades de información de un usuario concreto y tratar de satisfacerlas con la mayor precisión, exactitud, pertinencia y exhaustividad. Para ello la Documentación aplica procesos de Selección de materiales, Organización, Catalogación, Análisis de Contenido (Resumen, Indización), Clasificación y distribución de la información. Todo ello, lleva a Ditmas a definir la Documentación como:
Por tanto define la Documentación a partir de sus servicios activos, por encargarse de averiguar las necesidades de información de un usuario concreto y tratar de satisfacerlas con la mayor precisión, exactitud, pertinencia y exhaustividad. Para ello la Documentación aplica procesos de Selección de materiales, Organización, Catalogación, Análisis de Contenido (Resumen, Indización), Clasificación y distribución de la información. Todo ello, lleva a Ditmas a definir la Documentación como:
"Utilización activa del conocimento documentado, por oposición a las exclusivas labores de custodia"De esta forma, a la Biblioteconomía la asigna una labor de custodia de los libros y de análisis formal, en contraposición al análisis de contenido de la Documentación sobre cualquier tipo de material. De esta forma Ditmas, amplía la separación entre Biblioteconomía y Documentación, pero no duda en aclarar que en ambas áreas existe un punto de inflexión que las hace confluir de forma ineludible, tratándose de la información y de los documentos.
Herbert Coblans
La aportación de Herbert Coblans parte de la definición de la FID en relación al significado de documentar como "... reunir, clasificar y distribuir documentos de todo tipo en todos los dominios de la actividad humana." siendo ésta una concepción muy Otletiana del concepto Documentación. De hecho, recoge en su principal obra ¿Qué es documentación? en 1959, una sintesis de las aportaciones a la documentación de otros autores como Ditmas, Bradford, Shera o Briet. En todos los casos se llega a la conclusión de que la Documentación ofrece un servicio dinámico y extendido a cualquier tipo de documento.
Pero también analiza los problemas a los que la documentación se enfrenta en la década de los años 50 y 60, concretamente a los problemas de automatización y la segunda explosión demográfica de publicaciones periódicas de carácter científico y técnico que estaban quedando carentes de tratamiento adecuado, a su vez por carencias de lenguajes documentales y herramientas lingüísticas para la creación de puntos de acceso. Todo este periplo de problemas, provocaban graves efectos duplicación de la información.
En este contexto, estima que la documentación está mejor preparada para hacer frente al desorden documental dado que su alcance es a la postre superior al librario al que quedaba relegada la biblioteconomía. De hecho llega a afirmar su postura con la siguiente frase:
Se puede pensar que es una definición llamativa y bastante radical que tampoco hace justicia al término biblioteconomía, puesto que actualmente contiene herramientas y servicios que la llevan a una situación de común denominador con la documentación. De hecho, Coblans entiende esta circunstancia, dados los procesos de unificación y fuerzas centrípetas que sucedían en EEUU, para aglutinar a todos los profesionales del sector. Tanto es así que en parte se podría achacar una contradicción en sus conceptos o al menos de manera más liviana, una evolución de sus posiciones a una postura más conciliadora.
Coblans, expone que tanto archiveros, bibliotecarios y documentalistas, parten de un común denominador y unos mismos objetivos para con la información y la documentación que gestionan y tratan. De hecho, se basa en la recomendación de la FID de 1946, para citar que la Documentación General es la base de la formación de los futuros profesionales especializados en las diferentes ramas, a saber:
Pero también analiza los problemas a los que la documentación se enfrenta en la década de los años 50 y 60, concretamente a los problemas de automatización y la segunda explosión demográfica de publicaciones periódicas de carácter científico y técnico que estaban quedando carentes de tratamiento adecuado, a su vez por carencias de lenguajes documentales y herramientas lingüísticas para la creación de puntos de acceso. Todo este periplo de problemas, provocaban graves efectos duplicación de la información.
En este contexto, estima que la documentación está mejor preparada para hacer frente al desorden documental dado que su alcance es a la postre superior al librario al que quedaba relegada la biblioteconomía. De hecho llega a afirmar su postura con la siguiente frase:
"Frente a las bibliotecas, la Documentación es provocadora y agresiva y en consecuencia, diferente a su filosofía"Este enunciado, posiciona a la biblioteconomía en un plano inmóvil o estático en contraposición a la documentación que con los calificativos provocadora y agresiva, se vuelve a expresar la inquietud por conocer las necesidades del usuario y colmarlas de forma exhaustiva y precisa.
Se puede pensar que es una definición llamativa y bastante radical que tampoco hace justicia al término biblioteconomía, puesto que actualmente contiene herramientas y servicios que la llevan a una situación de común denominador con la documentación. De hecho, Coblans entiende esta circunstancia, dados los procesos de unificación y fuerzas centrípetas que sucedían en EEUU, para aglutinar a todos los profesionales del sector. Tanto es así que en parte se podría achacar una contradicción en sus conceptos o al menos de manera más liviana, una evolución de sus posiciones a una postura más conciliadora.
Coblans, expone que tanto archiveros, bibliotecarios y documentalistas, parten de un común denominador y unos mismos objetivos para con la información y la documentación que gestionan y tratan. De hecho, se basa en la recomendación de la FID de 1946, para citar que la Documentación General es la base de la formación de los futuros profesionales especializados en las diferentes ramas, a saber:
"La formación en Documentación general debe servir como introducción a la documentación especial para bibliotecas, museos y archivos"M. Verhoef
Durante el periodo en el que fue director del NIDER (Nederlandish Instituut voor Documentatie en Registratur), Verhoef escribió su principal aportación Bibliotecología y Documentación, obra publicada en 1960. En ella se hace eco de la confusión entre las labores del bibliotecario y del documentalista según en cada país, coincidiendo de forma plena con lo que Coblans también planteaba.
No obstante, la visión de Verhoef resulta más práctica y se da cuenta que para analizar el concepto documentación, hay que sumergirse en la raíz de sus prácticas y procesos, tal y como expresa a continuación:
No obstante, la visión de Verhoef resulta más práctica y se da cuenta que para analizar el concepto documentación, hay que sumergirse en la raíz de sus prácticas y procesos, tal y como expresa a continuación:
"... es mucho más útil analizar la práctica d ela documentación, subrayando siempre que sea posible las diferencias y analogías entre la documentación y la biblioteca."De esta forma y a partir de la FID y las aportaciones de Pietsch, destaca que las tareas del bibliotecario serán fundamentalmente la catalogación, compilación y la localización de los documentos, aunque las dos últimas serán compartidas con el documentalista. En relación a la catalogación que involucra la clasificación, así como la difusión de la información son específicas del documentalista, dando gran relevancia o preponderancia a ésta última. A modo de resumen, también existen técnicas que según Verhoef son auxiliares como la normalización, producción, reproducción y selección de la información que son compartidas tanto por bibliotecarios como por documentalistas en mayor o menor medida. Entendiendo por tanto que las diferencias en dichos aspectos entre las disciplinas se había reducido.
Suzanne Briet
Investigadora y teórica de la Documentación en Francia, acumuló un importante compendio de obras desde 1938 en relación a la historia, evolución, técnicas y organismos de la documentación. Toda su experiencia queda resumida en su obra ¿Qu´est-ce que la Documentation? o Qué es la Documentación, publicado en 1951.
Briet parte de la definición de la Unión Française des Organismes de Documentation:
También se argumenta y menciona en su obra la disposición de las bibliotecas generales y especializadas, en virtud de asignar una aproximación a la biblioteconomía y la documentación. Comenta que la biblioteca en su generalidad, ha mantenido inalterables sus funciones de descripción del documento primario y su posterior almacenamiento y conservación. Pero añade explícitamente, que existe un intento por adaptar las técnicas documentales a la realidad bibliotecaria, siendo el caso de las bibliotecas especializadas qué, se asemejan en mayor medida a la concepción de la Documentación.
Definida la biblioteconomía en plano de inferioridad respecto de la documentación, Briet trata de ofrecer una visión integradora de la documentación en términos generales, otorgando al archivero, bibliotecario, museólogo y documentalista las técnicas básicas de transformación y descripción de los documentos de primarios en secundarios para su acceso y su difusión. Por este motivo identidica que la Documentación es el concepto central del que deben partir todas las especializaciones atendiendo al tipo de material y a las necesidades de cada usuario. De esta forma coincide con otros teóricos como Coblant.
Además, Briet va más allá y estima una serie de características que deben ser compartidas por todos los profesionales de la información y la documentación, a saber:
Briet parte de la definición de la Unión Française des Organismes de Documentation:
"Toda base de conocimiento fijada materialmente y susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba"Para desarrollar su propia concepción de Documentación:
"Todo indicio concreto o simbólico, conservado o registrado con el fin de representar, reconstruir o probar un fenómeno físico o intelectual."A la que finalmente añade y argumenta una serie de características que indican una clara perspectiva de superposición sobre la biblioteconomía.
- Documentación Interdocumentaria, tanto en cuanto permite el desarrollo de un tercer proceso creativo a partir de la documentación primaria.
- La Documentación es rápida en su misión de difusión y propagación de la información, gracias a los tratamientos de resúmenes, citas bibliográficas y operaciones de referenciación.
- El control absoluto sobre toda la Documentación es utópico debido a las limitaciones de los mecanismos de gestión y acceso a la informacón restringida.
- La Documentación es una técnica cultural, dada su característica acumulativa y de progreso en el saber humano. Dicho de otra forma, es fuente y base del crecimiento cognitivo cultural y artístico, llegando incluso a afirmarse: "La Documentación es a la cultura lo que la máquina es a la industria"
- La Documentación es el nuevo humanismo de los investigadores, debido a que su formación se basa en el método científico que exige el estudio de la documentación y por tanto de las ideas y descubrimientos que otros muchos plasmaron en las publicaciones científicas. De esta forma Briet hace honor al concepto de Paul Otlet de Ciencia auxiliar de otras ciencias y de ciencia por acumulación del conocimiento.
- La Documentación sirve de enlace para establecer nuevas relaciones y vinculos de estudio conjunto entre las diversas ciencias que la utilizan. Dicho de otra forma, la clasificación científica y documental del conocimiento ayuda a demostrar la relación de los trabajos e ideas entre las diversas comunidades científicas.
También se argumenta y menciona en su obra la disposición de las bibliotecas generales y especializadas, en virtud de asignar una aproximación a la biblioteconomía y la documentación. Comenta que la biblioteca en su generalidad, ha mantenido inalterables sus funciones de descripción del documento primario y su posterior almacenamiento y conservación. Pero añade explícitamente, que existe un intento por adaptar las técnicas documentales a la realidad bibliotecaria, siendo el caso de las bibliotecas especializadas qué, se asemejan en mayor medida a la concepción de la Documentación.
Definida la biblioteconomía en plano de inferioridad respecto de la documentación, Briet trata de ofrecer una visión integradora de la documentación en términos generales, otorgando al archivero, bibliotecario, museólogo y documentalista las técnicas básicas de transformación y descripción de los documentos de primarios en secundarios para su acceso y su difusión. Por este motivo identidica que la Documentación es el concepto central del que deben partir todas las especializaciones atendiendo al tipo de material y a las necesidades de cada usuario. De esta forma coincide con otros teóricos como Coblant.
Además, Briet va más allá y estima una serie de características que deben ser compartidas por todos los profesionales de la información y la documentación, a saber:
- La super-especialización tanto en el vocabulario como en los esquemas clasificatorios del área de conocimiento en la que el documentalista trabaje.
- Conocer los procesos y técnicas de tratamiento documental y su correcta aplicación.
- Respetar la integridad del documento tanto en forma como en contenido, por tanto liberándolo de cualquier tipo de manipulación u opinión. El documentalista debe operar y suministrar documentación verídica, fiable y precisa.
- Capacidad para interpretar los contenidos del documento, para su clasificación y análisis, así como su valoración ante la demanda de los usuarios para su posterior difusión.
Considerado como parte integrante de la teoría norteamericana de la Documentación, Taube respalda las afirmaciones de Briet, tras escribir un artículo especializado en el American Documentation Institute Journal, titulado Bibliotecas especializadas y los centros de documentación. En dicho artículo aporta definiciones muy prácticas al respecto:
"... todo el complejo de actividades necesarias para la comunicación de informaciones especializadas, incluyendo la preparación, la recolección, el análisis, la organización y la distribución de los registros gráficos del conocimiento humano"
"... una amalgama de biblioteconomía y edición con la responsabilidad añadida de prarparar los materiales para ser publicados, seleccionados, organizados, servidos y diseminados"
"documentación es una unidad, pues el propósito común de comunicación penetra todo el complejo de actividades, cada una de las cuales cumple su contribución a ese propósito y es dependiente funcionalmente de otras actividades del complejo"
En definitiva Taube expone un punto de vista similar a los anteriores autores, ya que consideraba que todo el proceso documental era tratado por la Documentación; en especial las funciones de análisis del contenido y difusión, quedando la Biblioteconomía relegada a las actividades de descripción que ocupaban un apartado muy concreto en el citado proceso documental.
Erich Pietsch
Pietsch fue facultativo en ciencias químicas por lo que en gran medida simultaneo sus investigaciones con la Documentación, perteneciendo a la corriente alemana de pensamiento. También trabajó vinculado con la documentación científica española a través del patronato Juan de la Cierva del CSIC, publicando una de sus principales obras Técnicas modernas de documentación en 1966.
En su obra aporta las nociones de Documento y Doumentación que son desentrañadas de la siguiente forma:
Documento es la forma que toma la experiencia y el conocimiento en una determinada área de conocimiento, quedando plasmado y debidamente argumentado. Es por ello que represente una forma objetiva de las actividades del ser humano.
Suscribe la definición de la FID para la Asociación Alemana de Documentación como "la sistemática recopilación, interpretación y preparación para el uso de los documentos"
A la Documentación se la debe vincular con la investigación científica, tanto en cuanto es la que suministra la base teórica previa para el estado de la cuestión de un área de conocimiento.
- La Documentación Científica debe encargarse de facilitar la difusión de la información a modo de instrumento de comunicación efectivo. Para ello debe utilizar las técnicas de resúmenes, reseñas y documentación secundaria necesaria para evitar a su vez los problemas de duplicación de la ciencia, dificultados por la publicación en multitud de lenguas y la multitud de especialistas que trabajan paralelamente para lograr los mismos objetivos.
- Pietsch entiende la necesidad de adoptar los nuevos medios técnicos y de la incipiente teoría informática que denomina Cibernética, que sirva de soporte y almacenamiento para grandes cantidades de información y documentación.
- La Documentación tiene como principal objetivo su desarrollo en el mundo de la información, que está afectado por las reglas de la comunicación social, la producción y el consumo de información. En este sentido, la Documentación debe interesarse por el control y la selección de la información que fluye en el proceso de producción y consumo.
- La documentación debe resolver el problema de explosión demográfica de las publicaciones mediante una serie de requisitos técnicos como la determinación de un idioma para el tratamiento documental, la representatividad del idioma para facilitar el acopio y recuperación de la información y las capacidades de almacenamiento.
Tal y como se apunto en estos epígrafes, Pietsch constituye uno de los primeros autores en considerar la información y el conocimiento como bases de la documentación, adelantando el trinomio Documentación/Información/Investigación.
Van der Wolk
El holandés Van der Wolk, es uno de los teóricos que trabajó en la línea de Pietsch en relación a la Documentación Científica. En su obra Las actividades del investigador de Bibliografía científica, publicada en 1965, reitera algunas de las características que deben figurar en cualquier profesional de la documentación;
- El conocimiento del campo del saber en el que trabaja el profesional, conocimiento de las técnicas bibliográficas y el tratamiento de las fuentes de información del área de conocimiento del sector en el que desempeña sus funciones.
- Preparación para la elaboración de documentos secundarios e informes sobre las principales referencias bibliográficas sobre la consulta del investigador
- Capacidad de recuperar cualquier información en cualquier condición de idioma, clasificación y temática.
Al respecto del documentalista científico expone su labor de intermediario entre el productor y el destinario científico o usuario de la información con la siguiente cita textual;
"El documentalista científico de que tenemos necesidad, hace las veces de intermediario entre el hombre de ciencia y su bibliografía y que su lugar está antes en el dominio de la ciencia que en el de las bibliotecas"Por lo que la concepción de Wolk es la de una ciencia de la documentación que huyendo de las consideraciones biblioteconómicas, por lo que otorga su independencia correspondiente, ya que según él, la documentación es "el análisis de documentos y operación de sistemas para seleccionar documentos con el objeto de poderlos encontrar y usar" enlazando la expresión operación de sistemas con las actividades de clasificación, recuperación de información, estudios semánticos de la colección documental, resúmenes, indización, etc.
Ralph R. Shaw
Shaw diferencia el trabajo científico del trabajo intelectual, para determinar que la documentación se encarga de proveer la información a partir de la "identificación, registro, organización, almacenamiento, recuperación , la conversión de formas útiles, la síntesis y la diseminación del contenido intelectual de lo impreso y otros materiales registrados" es decir, desde el trabajo intelectual se facilita el trabajo científico. Esta teoría es el fruto de su obra Documentation: complete cycle of information service publicada en 1957.
En esta línea mantiene asimismo una diferenciación entre la biblioteca y la documentación a partir de sus procesos, lo cual ahonda más en lo que todos los autores de esta corriente explicaban. La biblioteconomía se encarga de la identificación, registro, organización y almacenamiento. En cambio la Documentación se encarga de la recuperación de información, el análisis intelectual, la síntesis y su difusión.
De esta forma afirma que la tarea de la biblioteca es condición primera para que la documentación pueda llevarse a cabo en el resto de las fases del proceso documental, según Shaw.
También trata de perfeccionar las características que Briet atribuía al buen documentalista, incluyendo la preocupación por conocer la demanda de información del usuario y su atención, la compilación y tratamiento de las fuentes de información, el desarrollo de nuevos tipos documentales de carácter secundario diseñados para satisfacer la demanda del usuario y finalmente, la evaluación y selección de los materiales e información que realmente ha sido delimitada para la consulta del usuario, de forma que permita establecer un material imprescindible de consulta.
En esta línea mantiene asimismo una diferenciación entre la biblioteca y la documentación a partir de sus procesos, lo cual ahonda más en lo que todos los autores de esta corriente explicaban. La biblioteconomía se encarga de la identificación, registro, organización y almacenamiento. En cambio la Documentación se encarga de la recuperación de información, el análisis intelectual, la síntesis y su difusión.
De esta forma afirma que la tarea de la biblioteca es condición primera para que la documentación pueda llevarse a cabo en el resto de las fases del proceso documental, según Shaw.
También trata de perfeccionar las características que Briet atribuía al buen documentalista, incluyendo la preocupación por conocer la demanda de información del usuario y su atención, la compilación y tratamiento de las fuentes de información, el desarrollo de nuevos tipos documentales de carácter secundario diseñados para satisfacer la demanda del usuario y finalmente, la evaluación y selección de los materiales e información que realmente ha sido delimitada para la consulta del usuario, de forma que permita establecer un material imprescindible de consulta.
Notas.
- [1] Cadena Documental: A colación del concepto cadena documental, Ditmas intuyó la existencia de un proceso cíclico en el tratamiento de los documentos, que posteriormente sería definido como tal, con esta denominación por Jacques Chaumier uno de los grandes teóricos de la documentación con obras básicas en relación a Las técnicas documentales y de archivo, Lenguajes documentales o El tratamiento lingüístico de la información.
Referencias Fundamentales.
- LÓPEZ YEPES, José. La documentación como disciplina : teoría e historia. Pamplona: EUNSA, 1995. pp. 127-152. Ver referencia completa
- MOREIRO GONZÁLEZ, José Antonio. Introducción bibliográfica y conceptual al estudio evolutivo de la documentación. Barcelona: PPU, 1990. pp. 118-129. Ver referencia completa
- NILES MAACK, Mary. The Lady and the Antelope: Suzanne Briet's Contribution to the French Documentation Movement. Los Ángeles: UCLA Graduate School of Education Information Studies, 2003?
Disponible en: http://www.gseis.ucla.edu/faculty/maack/BrietPrePress.htm
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