03.- ¿Qué es documentación?

Para entender el término documentación, hay que realizar un análisis introspectivo de sus orígenes, esto quiere decir, que es necesario abundar en el origen y raíces que componen esta palabra, ergo desde un punto de vista etimológico. Documentación, procede de un largo proceso de evolución desde los términos latinos Documentum, Documenta y Documentatio. Documentum tiene a su vez sus raices en el término latino docere que significa enseñar. Por lo tanto documentación tiene su raíz en el término documento.

Esto significa que para saber lo que es documentación, debemos conocer, qué significa documento. Según María Pinto Molina, el término documento designa cualquier tipo o género de material que pueda suministrar información. Es decir, documento es un soporte material que contiene información. El documento ya sea por su material, o bien por su contenido o contexto, transmite una información a quien lo observa. Esta perspectiva coincide directamente con la concepción de cualquier objeto como documento al proporcionar un valor documental al receptor que lo observa y lo analiza. Así pues un documento puede ser un cuadro de una galería de arte, una escultura, una muestra de sangre, un manuscrito, un archivo electrónico... Dado que aún no siendo elementos diseñados para informar, a través de ellos se puede obtener una información y un conocimiento objetivo. Por ende se denominan a nuestros efectos, documentos con carga informacional, hayan sido o no diseñados para soportar elementos más comunes de la comunicación. Otra reflexión importante a raíz de esta circunstancia, es la que apunta Cordón García [1] en la que afirma que no siempre cualquier objeto está diseñado para informar, aunque los objetos como documentos, pueden asumir un contenido informacional de forma directa o indirecta dependiendo de su naturaleza y ámbito de aplicación.

[1] CORDÓN GARCÍA, J.A [et.al]. Prácticas de documentación. Madrid: Pirámide, 1998. pps 19-20. Véase referencia completa



La presencia de documento y términos afines es bastante tardía en España. Habrá que esperar hasta el siglo XIV con Sancho IV y su libro Castigos e documentos y al famoso Diccionario Latino-Español, de Nebrija en el siglo XVII, para encontrar el término Documentum. Las connotaciones del término lo sitúan como un objeto o instrumento probatorio de cualquier suceso, cosa o acontecimiento probatorio. Hay que recordar que en los orígenes de los documentos también se encuentran los orígenes de la archivística, puesto que una de las bases fundamentales que se sostiene es la capacidad de dar fe pública de los sucesos y hechos que acontecen, sirviendo por tanto como un instrumento probatorio con calidad y validez legal. Téngase en cuenta multitud de documentos medievales como los privilegios rodados, incipientes ordenanzas del derecho penal, reparo de agravios, fueros, etc. que corresponden a la tradición archivera más pura, la del arca de los privilegios, forman parte de la misma raíz de la que procede la documentación. De aquí que la documentación, biblioteconomía y archivística tengan tanto en común y en su evolución histórica, hayan evolucionado para dar solución a diferentes problemas a consecuencia de la producción o publicación de documentos de muy diversa índole, formato y motivación.

En origen, la etimología y la significación de la documentación como ya se habrá advertido, subyace del proceso intelectual y creativo a partir de la experiencia y de la realidad. No se puede separar la idea de su estadio de aprehensión o apropiación cognitiva en la que el ser humano es capaz de entenderla y conocerla. A menudo cualquier idea tiene unas bases cognitivas hechas a partir de elementos básicos como datos que de manera argumentada componen informaciones que tienen una significación original. El resultado de este proceso intelectual produce la documentación que muchas ciencias y disciplinas utilizan para llevar a cabo sus investigaciones. Es por ello que la documentación ejerce un papel auxiliar o de soporte informativo y científico. Por este motivo la documentación se ha denominado Ciencia de la Ciencia tal [2] y como establece el profesor López Yepes definiéndolo en dos apartados:

• La ciencia de la Documentación es Ciencia y es información. Como ciencia se enmarca en el contexto de la Ciencia de la Ciencia y por ello, puede utilizar los conceptos de la misma. Como información se aprovecha de los conceptos de las ciencias de los procesos informativos. Los dos componentes se unen con el objeto de estudiar los procesos de la comunicación científica tendentes a establecer las bases de los nuevos conocimientos.

• La ciencia de la Documentación es generalizadora en sentido objetivo y a nivel especulativo, es decir, como rama de la Ciencia de la Ciencia para establecer la mayor perfección del proceso de la comunicación científica, pero es especializada en sentido objetivo por cuanto debe dirigirse al perfeccionamiento de los procesos de comunicación de la información científica en un campo del saber determinado.

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[2] LOPEZ YEPES, José. La documentación como disciplina: teoría e historia. 2ª ed. Pamplona: Eunsa, 1995. pps. 35-36. Véase referencia completa

Pero obteniendo estas ideas, también se han de desentrañar el significado de ciencia, como tal, con la finalidad de validar el planteamiento científico de la documentación. Para ello hay que acudir a la definición que aporta Albert Einstein y que ha sido recogida en la referencia bibliográfica anteriormente citada. Según Einstein, " La ciencia como algo existente y completo es la cosa más objetiva que puede conocer el hombre. Pero la ciencia en su hacerse, la ciencia como un fin que debe ser perseguido es algo tan subjetivo y condicionado psicológicamente, como cualquier otro aspecto del esfuerzo humano de modo que la pregunta ¿Cuál es el objetivo y el significado de la ciencia? recibe respuestas en muy diferentes épocas y de diferentes grupos de personas". Quiere decir con ello que no existe una definición absoluta y que varía en función a la subjetividad humana de quien trate de esclarecer dicho objetivo y significado según la finalidad con la que se emplea.

Como reflexión propia basada en las ideas del profesor López Yepes y la definición de ciencia de Albert Einstein, se puede resumir, que la documentación es una ciencia acumulativa de conocimientos, "siendo la una ciencia, sin reservas, en la medida que estudia el saber representado en múltiples soportes, tratandolos para que su contenido sea difundido y dado a conocer al hombre y la sociedad, partiendo de su construcción y edificación sobre la tradición y acumulación del conocimiento e ideas perseguidas como el intento de alcanzar lo que hay de verdad y objetivo en un entorno informacional a veces difuso, condicionado y subjetivo".

Estas definiciones, aportan nuevos matices a la documentación. La documentación no sólo está constituida por el proceso intelectual, sino el informativo y comunicativo de la información científica. Esto indica que la documentación es una ciencia que produce instrumentos, métodos, normas, información, veracidad e incluso valor añadido a cualquier proceso de investigación de cualquier ciencia. En esta línea la documentación es capaz de satisfacer las demandas documentales e informativas, e incluso ser ciencia de sí misma, ya que es posible estudiar la documentación propiamente dicha, la producción documental de una institución, los sistemas de comunicación y transmisión de información, los métodos y procesos de recuperación de información, el tratamiento de datos y documentos, por citar algunas de sus aplicaciones. En este sentido es considerada como tal una ciencia de la información.

Otras definiciones de documentación apuntan en la misma línea y complementan a todas las aquí expuestas:

• Según Nuria Amat [3], se denomina documentación "al proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata"

• Según Coll-Vinent y Bernal Cruz [4] "la documentación actúa como un sistema regulador de la información, la recoge desde sus fuentes originales, la interpreta, la canaliza, etc., lo que crea información, y, con ello, se inicia nuevamente el ciclo. La transmisión de información es, pues, el eje y el primer objeto de la documentación"

[3] AMAT, Nuria. Documentación científica y nuevas tecnologías de las ciencias de la información. Madrid: Pirámide, 1989. pps 19-23. Véase referencia completa

[4] COLL-VINENT, Roberto. BERNAL CRUZ, Francisco Javier; LÓPEZ YEPES, José (prol.). Curso de documentación. Madrid: Dossat, 1993. pps 34-36. Véase referencia completa